YENİ TÜRK TİCARET KANUNU’NDA ELEKTRONİK İŞLEMLER VE BİLGİ TOPLUMU HİZMETLERİ.
.
I- GİRİŞ
“Bilgi Teknolojileri Çağı” olarak nitelendirilen günümüz dünyasında elektronik işlemler, sosyal ve ekonomik hayatımızın nerdeyse vazgeçilmez bir parçası haline gelmiştir. Bu olgudan hareketle elektronik işlemlere ilişkin yasal bir takım düzenlemeler yapılmasına ihtiyaç duyulmuştur. Yeni Türk Ticaret Kanunu (YTTK) ile bu konuda yapılan yeni düzenlemeler de bu ihtiyacın bir neticesi olarak karşımıza çıkmaktadır.
Buna göre, YTTK’da yer alan elektronik işlemler ve bilgi toplumu hizmetlerine ilişkin hususlar;
- İnternet Sitesi Zorunluluğu
- Beyanlar, Belgeler ve Senetlerin Elektronik Ortamda Düzenlenebilmesi
- Güvenli Elektronik İmza
- Elektronik Ortamda Yönetim Kurulu ve Genel Kurul
- Ticaret Sicil Kayıtlarının Elektronik Ortamda Tutulması
- Defter ve Belgelerin Elektronik Ortamda Tutulması
- Elektronik Ortamlar, Alanlar, Adlar ve İşaretler Gibi Değerlerin Sermaye Olarak Konabilmesi
şeklinde sıralanabilir.
II- İNTERNET SİTESİ ZORUNLULUĞU
YTTK en üst düzeyde şeffaflığın sağlanması amacıyla 1 Temmuz 2013 tarihinden itibaren([1]) tüm sermaye şirketlerini (anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketleri) kendilerine ait bir internet sitesi kurmak ve bu sitenin belli bir bölümünü herkesin erişimine açık olacak şekilde Kanun’da belirtilen asgarî hususların yayımlanmasına özgülemekle yükümlü kılmaktadır (YTTK, m.1524/f.1-3). Şahıs şirketleri ve adi ortaklıkların ise internet sitesi oluşturma gibi bir zorunlulukları bulunmamaktadır.
Sitede yayımlanması zorunlu olan hususlar Kanun’un 1524. maddesinin 1. fıkrasında ayrıntısıyla sayılmaktadır. Bununla birlikte, ilgili madde ve gerekçeleri incelendiğinde; madde hükmünde yalnızca ilk akla gelen bilgi, belge, rapor, tablo, çağrı gibi “içerik”in yer aldığı, bunların asgari unsurlar olduğu, dolayısıyla sitede yayımlanması gereken hususların söz konusu madde hükmünde sayılanlarla sınırlı tutulamayacağı, bunlar dışında bilgi toplumu bağlamında ve şeffaflık kapsamında tanımlanabilen “herşey”in siteye konulabileceğinin ifade edildiği görülmektedir.
Öte yandan, YTTK’ya göre, şirketin internet sitesinin 1524. maddenin amaçlarına özgülenmiş kısmında yayımlanan içeriğin başına tarih ve parantez içerisinde “Yönlendirilmiş Mesaj” ibaresinin konulması gerekmektedir (YTTK, m.1524/f.4). “Yönlendirilmiş mesaj”, Avrupa Topluluğu’nun (AT) e-ticarete ilişkin yönergesinden alınmış yeni bir kavramdır. Burada kastedilen üçüncü kişiye yönlendirilen mesajdır. Bu mesaj yönlendirildiği andan itibaren şirketin tasarrufundan -kural olarak- çıkmaktadır. Yönlendirilmiş mesaj ancak Kanun’a ve bu konuda Gümrük ve Ticaret Bakanlığı([2]) tarafından çıkarılacak Yönetmeliğe uyulmak suretiyle değiştirilebilecektir. Özgülenen kısımda yer alan bir mesajın yönlendirildiği karinedir (YTTK, m.1524/f.4). Dolayısıyla, şirketin internet sitesinin tahsis edilen kısmına konulan mesajlar yönlendirilmiş olarak kabul edilecektir.
YTTK internet sitesi açma zorunluluğunun yerine getirilmemesi veya Kanun’da belirtilen bilgi ve belgelerin bu sitede yayımlanmaması durumunda çok ciddi yaptırımlar öngörmektedir.
Şöyle ki; 1524. maddede öngörülen internet sitesini Kanun’un yürürlüğe girdiği tarihten([3]) itibaren üç ay içinde oluşturmayan veya internet sitesi mevcut ise aynı süre içinde internet sitesinin bir bölümünü bilgi toplumu hizmetlerine özgülemeyen anonim şirket yönetim kurulu üyeleri, limited şirket müdürleri ve sermayesi paylara bölünmüş anonim komandit şirkette yönetici olan komandite ortaklar altı aya kadar hapis ve yüz günden üç yüz güne kadar adlî para cezasıyla ve aynı madde uyarınca internet sitesine konulması gereken içeriği usulüne uygun bir şekilde koymayan söz konusu yöneticiler de üç aya kadar hapis ve yüz güne kadar adlî para cezasıyla cezalandırılacaklardır(YTTK, m.562/f.12).
Ayrıca, şirketin internet sitesine konulması gereken bir içerik Kanunda belirtilen şekilde sitede yer almıyorsa, bu durum ilgili kararın iptal edilmesi sebebini oluşturacak ve hukuka aykırılığın ve yönetim kurulunun görevini yerine getirmemesinin tüm sonuçları doğacaktır (YTTK, m.1524/f.2). Örneğin, genel kurul kararının sitede yayımlanmaması halinde ilgili karar iptal edilecek, yönetim kurulu sorumlu tutulacak ve gereğinde işlem geçerlik kazanmayacaktır.
III- BEYANLAR, BELGELER VE SENETLERİN ELEKTRONİK ORTAMDA DÜZENLENEBİLMESİ
YTTK’ya göre, tarafların açıkça anlaşmaları şartıyla ihbarlar, ihtarlar, itirazlar ve benzeri beyanlar, fatura, teyit mektubu, iştirak taahhütnamesi, toplantı çağrıları, elektronik gönderme ve elektronik saklama sözleşmeleri elektronik ortamda düzenlenebilecek, yollanabilecek, itiraza uğrayabilecek ve kabul edilmişse hüküm ifade edecektir (YTTK, m.1525/f.1).
Bununla birlikte, tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe veya sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbar veya ihtarların noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla veya telgrafla yapılabileceği hükmü saklı tutulmaktadır (YTTK, m.1525/f.1).
Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi (KEP); YTTK ticari işlemlerde yapılacak ihtar, ihbar ve bildirimlerin en yüksek düzeyde güvenilirliğinin sağlanması amacıyla bir kayıtlı elektronik posta sisteminin kurulmasını öngörmektedir (YTTK, m.1525/f.2). Bu sistemde yapılacak işlemler ile bunların sonuçlarına, kayıtlı posta adresine sahip gerçek kişilere, işletmelere ve şirketlere, kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcılarının hak ve yükümlülüklerine, yetkilendirilmelerine ve denetlenmelerine ilişkin usul ve esaslar Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından hazırlanan ve 1 Temmuz 2012 tarihinden itibaren yürürlüğe girecek olan “Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik”([4]) ile düzenlenmektedir.
IV- GÜVENLİ ELEKTRONİK İMZA
Bilindiği üzere; elektronik imzanın hukuki ve teknik yönleri ile kullanımına ilişkin esaslar “5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu”nda düzenlenmektedir. Söz konusu Kanun ile elektronik imzanın hukuki yapısı, elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarının faaliyetleri ve her alanda elektronik imzanın kullanımına ilişkin işlemler belirlenmektedir. Adı geçen Kanun’da “Güvenli Elektronik İmza” ise “münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlayan ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imza” olarak tanımlanmakta ve güvenli elektronik imzanın, elle atılan imza ile aynı hukuki sonuçları doğuracağı belirtilmektedir. Dolayısıyla bu düzenleme ile elektronik imzanın ticari hayatımızda kullanılmasına ilişkin temellerin atıldığını söylemek mümkündür. Tabii ki buna paralel olarak YTTK’da ticari işlemlerde elektronik imzanın nasıl kullanılacağına ilişkin düzenlemeleri yapmaktadır.
Buna göre; ticaret şirketleri ile gerçek ve tüzel kişi diğer tacirlere ilişkin olarak, Kanun’un zorunlu tuttuğu bütün işlemler elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile de yapılabilecek, bu işlemlerin dayanağı olan belgeler de aynı usulle elektronik ortamda düzenlenebilecektir (YTTK, m.1526/f.3).
Ancak; poliçe, bono, çek makbuz senedi, varant ve kambiyo senetlerine benzeyen senetlerin güvenli elektronik imza ile düzenlenmesine ve bu senetlere ilişkin arz, kabul, aval gibi senet üzerinde gerçekleştirilen işlemlerin güvenli elektronik imza ile yapılmasına izin verilmemiştir (YTTK, m.1526/f.1).
Bununla birlikte; konişmentonun, taşıma senedinin ve sigorta poliçesinin imzası elle, faksimile baskı, zımba, ıstampa, sembol şeklinde mekanik veya elektronik herhangi bir araç ile de atılabileceği ve düzenlendikleri ülke kanunlarının izin verdiği ölçüde bu senetlerde yer alacak kayıtların el yazısı, telgraf, teleks, faks ve elektronik diğer araçlarla yazılabileceği, oluşturulabileceği ve gönderilebileceği hüküm altına alınmıştır (YTTK, m.1526/f.2).
Son olarak şunu da belirtmek gerekir ki; tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe veya sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbar veya ihtarlar güvenli elektronik imza ile yapılabileceği (YTTK, m.18/f.3) gibi cari hesap bakiyesinin belirlenmesi ile ilgili bildirimler de güvenli elektronik imza ile yapılabilecektir (YTTK, m.94/f.2).
V- ELEKTRONİK ORTAMDA YÖNETİM KURULU VE GENEL KURUL
YTTK ile yapılan yeni düzenlemeler çerçevesinde 1 Temmuz 2013 tarihinden itibaren, sermaye şirketlerinde yönetim kurulu ve müdürler kurulu tamamen elektronik ortamda yapılabileceği gibi, bazı üyelerin fiziken mevcut bulundukları bir toplantıya bir kısım üyelerin elektronik ortamda katılması yoluyla da icra edilebilecektir. Ancak bu durumun şirket sözleşmesinde veya esas sözleşmede düzenlenmiş olması şarttır. Bu hâllerde Kanun’da veya şirket sözleşmesinde ve esas sözleşmede öngörülen toplantı ile karar nisaplarına ilişkin hükümler aynen uygulanacaktır (YTTK, m.1527/f.1).
Öte yandan; kollektif, komandit, limited ve sermayesi paylara bölünmüş şirketlerde, şirket sözleşmesinde ve esas sözleşmede öngörülmesi halinde ortaklar kurulu ve genel kurul da elektronik ortamda yapılabilecek, bu durumda bunlara katılma, öneride bulunma ve oy verme; fizikî katılımın, öneride bulunmanın ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğuracaktır (YTTK, m.1527/f.2).
Ancak; elektronik ortamda oy kullanabilmek için, şirketin bu amaca özgülenmiş bir internet sitesine sahip olması, -ki bu zaten en başta bahsedildiği üzere 1524. madde ile sermaye şirketleri için bir zorunluluk olarak öngörülmektedir- ortağın bu yolda istemde bulunması, elektronik ortam araçlarının etkin katılmaya elverişliliğinin bir teknik raporla ispatlanıp, bu raporun tescil ve ilan edilmesi ve oy kullananların kimliklerinin saklanması gerekmektedir (YTTK, m.1527/f.3).
Ayrıca, esas sözleşme veya şirket sözleşmesi gereği şirket yönetimi, bu yolla oy kullanmanın bütün şartlarını gerçekleştirmek ve ortağa gerekli bütün araçları sağlamakla yükümlü kılınmıştır (YTTK, m.1527/f.4).
Anonim şirketlerde de genel kurullara elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme, fizikî katılmanın ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğuracaktır. Bu hükmün uygulanmasının esasları bir tüzükle düzenlenecektir. Tüzükte, genel kurula elektronik ortamda katılmaya ve oy vermeye ilişkin esas sözleşme hükmünün örneği yer alacak, anonim şirketler tüzükten aynen aktarılacak olan bu hükümde değişiklik yapamayacaklardır. Tüzük ayrıca oyun gerçek sahibi veya temsilcisi tarafından kullanılmasını sağlayan kurallar ile Gümrük ve Ticaret Bakanlığı temsilcisinin bu hususa ilişkin yetkilerini de içerecektir (YTTK, m.1527/f.5).
Burada önemli olan bir diğer husus söz konusu tüzüğün yürürlüğe girmesi ile birlikte genel kurullara elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sisteminin uygulanması pay senetleri borsaya kote edilmiş şirketlerde zorunlu hâle gelecek olmasıdır (YTTK, m.1527/f.5). Zira pay senetleri borsada işlem gören anonim şirketler açısından en büyük sorun yönetimsel anlamda yaşanan güç boşluğudur. Halktan olan pay sahiplerinin genel kurullara katılımı yetersiz kalabilmektedir. İşte elektronik ortamda yapılacak genel kurullar bu soruna önemli bir katkı sağlayacak ve bu tür şirketlerin daha şeffaf bir şekilde yönetilmelerine hizmet edecektir.
Diğer taraftan, yapılacak kurullarda oyun gerçek sahibi tarafından kullanılmasına ve uygulamaya ilişkin kurallar ile pay sahibinin temsilcisine internet sitesi aracılığıyla talimat vermesi esas ve usulleri Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’nca çıkarılacak bir yönetmelikle düzenlenecektir (YTTK, m.1527/f.6).
Son olarak, Kanuna göre elektronik ortamı kullanmak isteyen ortaklar, pay sahipleri ve yönetim kurulu üyeleri elektronik posta adreslerini şirkete bildirmek zorundadırlar (YTTK, m.1528).
VI- TİCARET SİCİL KAYITLARININ ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULMASI
YTTK’da Ticaret Sicilinin, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’nın gözetim ve denetiminde ticaret ve sanayi odaları veya ticaret odaları bünyesinde kurulacak ticaret sicili müdürlükleri tarafından, eğer bir yerde oda mevcut değilse veya yeterli teşkilatı yoksa adı geçen Bakanlıkça belirlenecek bir odadaki Ticaret Sicili Müdürlüğü tarafından tutulacağı hükme bağlanmıştır (YTTK, m.24/f.1).
Bununla birlikte, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği nezdinde ticaret sicili kayıtları ile tescil ve ilan edilmesi gereken içeriklerin düzenli olarak depolandığı ve elektronik ortamda sunulabilen bir merkezi ortak veri tabanının oluşturulması öngörülmektedir. Buna ilişkin usul ve esaslar ise yine çıkarılacak bir tüzük ile belirlenecektir (YTTK, m.24/f.2).
VII- DEFTER VE BELGELERİN ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULMASI
YTTK tacir olmanın en önemli ve ciddi sorumluluk gerektiren yükümlülüklerinden biri olan defter tutma yükümlülüğüne de modern bilişim çağının gerekleri doğrultusunda çeşitli düzenlemeler getirmektedir.
Buna göre; her tacir işletmesiyle ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını, yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamakla yükümlü tutulmuştur (YTTK, m.64/f.2).
Defterler ve gerekli diğer kayıtlar, Türkiye Muhasebe Standartları’na uygun olmak şartıyla, olgu ve işlemleri saptayan belgelerin dosyalanması şeklinde veya veri taşıyıcıları aracılığıyla tutulabilecektir. Ayrıca, defterlerin ve gerekli diğer kayıtların elektronik ortamda tutulması durumunda, bilgilerin saklanma süresince bunlara ulaşılmasının ve bu süre içinde bunların her zaman kolaylıkla okunmasının temin edilmiş olması şarttır (YTTK, m.65/f.4).
Diğer yandan; elektronik ortamda kayıtlar Türkçe tutulacaktır. Kısaltmalar, rakamlar, harfler ve semboller kullanıldığı takdirde bunların anlamları açıkça belirtilmelidir. Bir yazım veya kayıt, önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilemeyecek ve değiştirilemeyecektir. Kayıt sırasında mı yoksa daha sonra mı yapıldığı anlaşılmayan değiştirmeler ise yasaktır (YTTK, m.65/f.1-3).
Kanun’da defter ve belgelerin saklama süresi on yıl olarak düzenlenmiştir (YTTK, m.82/f.5). Buna göre; açılış ve ara bilânçoları, finansal tablolar ve topluluk finansal tabloları hariç olmak üzere, ticari defterler, envanterler, yıllık faaliyet raporları, bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları, diğer organizasyon belgeleri, alınan ticari mektuplar, gönderilen ticari mektupların suretleri, işletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişimine ilişkin belgelerin;
a) Okunur hâle getirildiklerinde, alınmış bulunan ticarî mektupların ve defter dayanaklarıyla görsel ve diğer belgelerle içerik olarak örtüşmeleri,
b) Saklama süresi boyunca kayıtlara her an ulaşılabilmesi ve uygun bir süre içinde kayıtların okunabilir hâle getirilebilmesi,
şartlarıyla ve Türkiye Muhasebe Standartları’na da uygun olmak kaydıyla görüntü veya veri taşıyıcılarda saklanabilmesine izin verilmiştir (YTTK, m.82/f.3).
Ancak, saklanması zorunlu olan belgeleri, sadece görüntü veya başkaca bir veri taşıyıcısı aracılığıyla ibraz edebilen kimse, giderleri kendisine ait olmak üzere, o belgelerin okunabilmesi için gerekli olan yardımcı araçları kullanıma hazır bulundurmakla yükümlü tutulmuştur. Bu durumda, eğer gerekirse belgeleri, giderleri kendisine ait olmak üzere bastırmalı ve yardımcı araçlara ihtiyaç duyulmadan okunabilen kopyalarını sunabilmelidir (YTTK, m.86).
Son olarak şunu da belirtmeliyiz ki; YTTK’nın yanı sıra Vergi Usul Kanunu (VUK) ve ilgili mevzuatında da defterlerin elektronik ortamda tutulmasına ilişkin bir takım düzenlemeler bulunmaktadır (VUK, mük.m.242; 361 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği).
VIII- ELEKTRONİK ORTAMLAR, ALANLAR, ADLAR VE İŞARETLER GİBİ DEĞERLERİN SERMAYE OLARAK KONABİLMESİ
YTTK’nın yürürlüğe gireceği tarihten itibaren, ticaret şirketleri, para, alacak, kıymetli evrak, sermaye şirketlerine ait paylar; fikrî mülkiyet hakları; taşınırlar ve her çeşit taşınmaz; taşınır ve taşınmazların faydalanma ve kullanma hakları; kişisel emek; ticarî itibar; ticarî işletmeler; maden ruhsatnameleri ve bunun gibi ekonomik değeri olan diğer haklar ile devrolunabilen ve nakden değerlendirilebilen her türlü değerin yanı sıra haklı olarak kullanılan devredilebilir elektronik ortamlar, alanlar, adlar ve işaretler gibi değerleri de sermaye olarak koyabileceklerdir (YTTK, m.127/f.1).
IX- SONUÇ
Günümüzde yaşanan teknolojik gelişmeler doğrultusunda, Yeni Ticaret Kanunu elektronik işlemler ile bilgi toplumu hizmetlerine gereken önemi vermekte, ticaretin kolaylaştırılması ve iş dünyasının bilişim hizmetlerinden azami ölçüde yararlanması amacıyla birçok yeni düzenleme ve uygulamayı beraberinde getirmektedir. Şirketler için rekabette üstünlüğün yakalanmasının bilişim teknolojilerinin etkin kullanımıyla, verimlilik, hız ve kalite artışı ile mümkün olacağı açıktır. Kanaatimizce YTTK ile de buna imkan tanıyacak gerekli hukuki altyapının oluşturulduğunu söylemek yanlış olmayacaktır.
Yazar:Erdal NACAR*
E-Yaklaşım / Aralık 2011 / Sayı: 228
kaynak :http://www.yaklasim.com/mevzuat/dergi/makaleler/20111220704.htm
