Bu çerçevede ihaleye aşırı düşük teklif veren firmaların, çeşitli belge¬lerle kabul edilebilir bir fiyat teklifi sunduklarını izah etmeleri gerekir.
Bu çalışmada, aşırı düşük teklifleri açıklamak amacıyla proforma fatu¬ra kullanılması konusu üzerinde durulacaktır.
II. İHALEYE KATILABİLME ŞARTLARIİhaleye katılacak firmalarda aşağıda belirtilen şartlar aranmaktadır.
İhaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak aşağıda belirtilen bil¬gi ve belgeler istenebilir:
A. EKONOMİK VE MALÎ YETERLİĞİN BELİRLENMESİ
1. Bankalardan temin edilecek isteklinin malî durumu ile ilgili belgeler,
2. İsteklinin, ilgili mevzuatı uyarınca yayınlanması zorunlu olan bilan¬çosu veya bilançosunun gerekli görülen bölümleri, yoksa bunlara eşdeğer belgeleri,
3. İsteklinin iş hacmini gösteren toplam cirosu veya ihale konusu iş ile ilgili taahhüdü altındaki ve bitirdiği iş miktarını gösteren belgeler.
B. MESLEKİ VE TEKNİK YETERLİĞİN BELİRLENMESİ1. İsteklinin, mevzuatı gereği ilgili odaya kayıtlı olarak faaliyette bu¬
*lunduğunu ve teklif vermeye yasal olarak yetkili olduğunu kanıtlayan bel¬geler,
2. İstekli tarafından kamu veya özel sektöre bedel içeren bir sözleşme kap¬samında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak;
a. Son onbeş yıl içinde geçici kabulü yapılan yapım işleri ile kabul iş¬lemleri tamamlanan yapımla ilgili hizmet işleriyle ilgili deneyimi gösteren belgeler,
b. Son onbeş yıl içinde geçici kabulü yapılan yapım işleri ile kabul işlemleri tamamlanan yapımla ilgili hizmet işlerinde sözleşme bedelinin en az % 80’i oranında denetlenen ya da yönetilen işlerle ilgili deneyimi gösteren belgeler,
c. Devam eden yapım ve yapımla ilgili hizmet işlerinde; ilk sözleşme bedelinin tamamlanması şartıyla, son onbeş yıl içinde gerçekleşme ora¬nı toplam sözleşme bedelinin en az % 80’ine ulaşan ve kusursuz olarak gerçekleştirilen, denetlenen veya yönetilen işlerle ilgili deneyimi gösteren belgeler,
d. Son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan mal ve hizmet alım¬larına ilişkin deneyimi gösteren belgeler,
e. Devredilen işlerde sözleşme bedelinin en az % 80’inin tamamlan¬ması şartıyla, son onbeş yıl içinde geçici kabulü yapılan yapım işleri ile kabul işlemleri tamamlanan yapımla ilgili hizmet işleri ve son beş yıl için¬de kabul işlemleri tamamlanan mal ve hizmet alımlarıyla ilgili deneyimi gösteren belgeler.
3. İsteklinin üretim ve/veya imalat kapasitesine, araştırma-geliştirme faaliyetlerine ve kaliteyi sağlamasına yönelik belgeler,
4. İhale konusu işin yerine getirilebilmesi için gerekli görülen tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeler,
ve diğer belgeler istenmektedir.
III. AŞIRI DÜŞÜK TEKLİF
İhaleye katılan istekliler tarafından verilen teklifler, ihale komisyonun¬ca değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yak¬laşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit edilir.
Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiple¬rinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.
İhale komisyonu;
a. İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,
b. Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temi¬ni veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,
c. Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,
Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonu¬cunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunma¬yan isteklilerin teklifleri reddedilir.
İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kamu İhale Kurumu tarafından belirlenen kriterleri esas alır.
Kamu İhale Kurumu bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük teklif¬lerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin be¬lirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir.
IV. PROFORMA FATURALARI SUNMA ZORUNLULUĞUTeklifi aşırı düşük bulunan isteklilerin, tekliflerinde önemli olduğu tes¬pit edilen bileşenler ile ilgili olarak Kamu İhale Kanununun 38 inci mad¬desi uyarınca yapacakları açıklamada; sorgulamaya konu iş kalemlerine/gruplarına ilişkin analizler ile bu analizlere dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri sunmaları gerekmektedir.
İsteklinin analizlerine dayanak teşkil eden bilgi ve belgeler;
a. Tedarikçi veya üreticilerden alınan proforma faturalar,
b. Fiyat teklifleri,
c. Çimento ve demir ürünleri için üreticinin ilan edilmiş fiyat tarifeleri
ç. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan mal ve hizmetlere ilişkin ilan edilmiş fiyat
tarifeleri veya bunlardan alınmış fiyat teklifleri,
d. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından ilgili mala ilişkin ilan edilen asgari fiyatlar, e. Ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ilişkin maliyet/satış tutarı tespit tutanakları,
f. Stoğunda bulunan mallara ilişkin stok tespit tutanakları,
g. İdarece istenmesi durumunda yardımcı analizler v.b. dir.
İstekliler tekliflerine ilişkin olarak yukarıda sayılan belgelerden kendileri için uygun olanları yapacakları açıklamalar kapsamında sunacaklardır.
Yukarıda sayılan belge ve bilgilerden hiçbiri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda istekli tarafından ge¬rekçesi belirtilmek suretiyle ilgili mevzuatına göre son 12 ay içinde düzen¬lenen açıklamaya elverişli diğer belge ve bilgiler kullanılarak da açıklama yapılabilir. (Örnek: Yurt dışından ithal edilen mallara ilişkin olarak güm¬rük giriş beyannamesi kullanılarak açıklama yapılabilir.)
Tedarikçi veya imalatçılardan alınan ve birim fiyatları gösteren profor¬ma fatura sunularak açıklama yapılması durumunda proforma faturadaki birim satış tutarı;
a. Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tu¬tanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim maliyetin,
b. Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tes¬pit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin,
altında olamaz.
Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleş¬mesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensu¬bu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan mali¬yet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim maliyet tutarı¬nın altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.
Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik söz¬leşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek men¬subu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan mali¬yet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının %80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanma¬sı ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.
Kaşeleme işlemi özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.
İsteklilerce yapılan açıklamalarda; teklifin bir bölümünü oluşturan iş kalemlerine/gruplarına ilişkin olarak piyasada o alanda faaliyet gösteren kişilerden alınan fiyat tekliflerinin sunulması halinde, fiyat teklifinde belir¬tilen veya fiyat teklifine göre hesaplanan birim fiyat;
a. Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tu¬tanağında (Ek-O.6) yer alan toplam birim maliyet tutarının,
b. Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tes¬pit tutanağında (Ek-O.6) yer alan ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin,
altında olamaz.
Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleş¬mesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek men¬subu tarafından fiyat teklifinin üzerine; “Birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki toplam birim maliyet tutarının altında olmadığı¬nı beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.
Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleş¬mesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek men¬subu tarafından fiyat teklifinin üzerine; “Birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve ile¬tişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerek¬mektedir.
İstekli tarafından teklif kapsamındaki harita, kadastro ve proje işlerine ilişkin olarak yapılacak açıklamalarda sadece bu işlere ilişkin fiyat teklifle¬rinin sunulması yeterlidir.
İsteklinin teklifine konu çimento veya demir ürünlerine ilişkin açıkla¬malarında çimento veya demir ürünleri üreticisinin ilan edilmiş fiyat tari¬felerini kullanması halinde, sadece ilan/davet ile ihale tarihi arasında (iha¬le tarihi hariç) geçerli olan bir tarifeyi gösterir belgeyi sunması yeterlidir.
İsteklinin, kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan mal ve hiz¬metlere ilişkin ilan edilen fiyat tarifelerinde belirtilen fiyatları kullanması halinde, sadece ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olan bir tarifeyi gösterir belgeyi sunması yeterlidir. (Örnek: Orman Genel Müdürlüğüne bağlı işletmeler tarafından satılan ürünlere ilişkin ilan edil¬miş fiyatlar vb.)
İsteklinin, kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan mal ve hiz¬metlere ilişkin fiyat tekliflerini kullanması halinde, sadece ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) düzenlenmiş fiyat teklifini sunması yeterlidir. (Örnek: Karayolları Genel Müdürlüğü, İl Özel İdareleri, Bele¬diyeler vb.nin sattıkları kum, çakıl, kırmataş vb. mallara ilişkin verdikleri fiyat teklifleri.)
İstekli tarafından açıklaması yapılacak girdinin fiyatı, kamu kurum ve kuruluşlarınca ilan edilen ilgili mala ilişkin asgari fiyatlara uygun olması halinde, sadece ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olan asgari fiyatın belgelendirilmesi suretiyle açıklama yapılması yeter¬lidir. (Örnek: EPDK tarafından il bazında günlük yayımlanan akaryakıt fiyatları vb.)
İsteklinin açıklamalarını kendi ürettiği, aldığı veya sattığı mallara da¬yandırması durumunda ihale konusu işte kullanılması öngörülen mala iliş¬kin ağırlıklı ortalama birim maliyetin veya ağırlıklı ortalama birim satış tutarının belirtildiği “maliyet/satış tutarı tespit tutanağı” (Ek-O.7) sunula¬caktır. İsteklilerce teklif edilen tutara ilişkin birim fiyatlar,
a. Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, ağırlıklı ortalama birim ma¬liyetin,
b. Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin,
altında olamaz.
İsteklinin satışlar üzerinden açıklama yapabilmesi için malın ticareti ile iştigal ediyor olması; maliyete dayalı açıklama yapabilmesi için ise, son geçici vergi beyanname döneminde ihale konusu işte kullanılmasını öngör¬düğü mal miktarının en az yarısı kadar alış yapmış olması gerekmektedir.
İsteklinin son geçici vergi beyanname döneminde 4734 sayılı Kanun kapsamındaki idarelere açıklama konusu mala ilişkin satış yapmış olması ve satılan malın idarece kabul edilmiş olması durumunda “maliyet/satış tu¬tarı tespit tutanağı” (Ek-O.7) sunmasına gerek bulunmayıp sadece söz ko¬nusu satışa ilişkin fatura suretleri ile de belgelendirme yapılabilecektir.
İstekliler tarafından yapılan açıklamada; malın ihale tarihi itibariyle stoklarda bulunduğunun belirtilmesi durumunda, stokta bulunan mala iliş¬kin “stok tespit tutanağı”nın (Ek-O.8) sunulması zorunludur. Stok tespit tutanağında ilgili malın ağırlıklı ortalama birim maliyeti gösterilecektir. İs¬teklilerce teklif edilen tutara ilişkin birim fiyatlar, stok tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olamaz.
İsteklinin ortağı olduğu tüzel kişiye ait işletmeden mal çekmesi veya satın alması durumunda söz konusu malın emsal bedeli ile değerlenmesi gereklidir. Emsal bedelinin tespitinde Vergi Usul Kanununun ilgili hüküm¬leri esas alınır. Bu durumda, Vergi Usul Kanununa göre hesaplanan emsal bedeli gösteren ve istekliyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyanna¬melerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından hazırlanarak imzalanan ve kaşelenen beyanın verilmesi yeterlidir.
Kaşeleme işlemi bu özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.
İstekliler tarafından aşırı düşük teklif sorgulaması kapsamındaki mal¬lara ilişkin olarak stok tespit tutanağı veya proforma fatura ya da fiyat teklifi yerine sadece alış faturası ile açıklamada bulunulması geçerli bir açıklama olarak kabul edilmeyecektir.
Proforma fatura ve fiyat tekliflerinin, proforma fatura veya fiyat tek¬lifine konu alanda faaliyet gösterenlerden alınması gerekmekte olup bu belgelerin ihale tarihinden önce düzenlenmiş olması zorunlu değildir.
V. MALİ MÜŞAVİRLERİN SORUMLULUĞU
Maliyet/satış tutarı tespit tutanakları ve stok tespit tutanaklarının; 3568 sayılı Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanununa göre çalışan meslek mensuplarından, mükellefle tam tasdik söz¬leşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olanlar tarafından düzenlenmesi, bütün belge ve tutanakların her sayfasının taraflar tarafın¬dan imzalanarak kaşelenmesi gerekmektedir.
Meslek mensubu proforma fatura veya fiyat teklifi üzerindeki beyanı ile O-5, O-6, O-7 ve O-8 nolu tutanaklardaki beyanlarının, mükellefin ya¬sal defter ve belgelerine uygunluğundan sorumludur.
Gerekli görülmesi durumunda ihaleyi yapan idare, proforma fatura ve fiyat tekliflerine ilişkin maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarını, incelemek üzere muhafaza eden meslek mensubundan isteyebilir.
İhale komisyonunun, gerek meslek mensubundan istenen tutanaklar gerekse istekliler tarafından açıklama kapsamında ihale komisyonuna su¬nulan tutanaklar üzerinde yaptığı inceleme sonucunda sunulan proforma fatura / fiyat teklifi ile bu belgeler arasında uyumsuzluk olduğunu tespit etmesi durumunda teklif reddedilerek uyumsuzluğun niteliğine göre söz konusu belgeler mükellef ve/veya isteklinin bağlı olduğu vergi dairesine gönderilir ve gerekli olması halinde Cumhuriyet Savcılığına bildirim ya¬pılır.
Bu çerçevede, ihale işlemlerine ilişkin belgelerin sunulması aşamasın¬da, meslek mensupları, sunulan belgelerin gerçek durumu yansıtması ko¬nusunda gereken dikkati göstermeleri yerinde olacaktır.
KAYNAKÇA
T.C. Yasalar (22.01.2002). 4734 sayılı kamu ihale kanunu. Ankara : Resmi Gazete (24648 sayılı)
Maliye Bakanlığı Muhasebat Başkontrolörü
Mali Çözüm Dergisi Mart-Nisan 2011 Sayı 104
kaynak: yildirimercan.blogspot.com/