16 Soruda Evrakın e-Deftere Kayıt Yöntemleri
Özet: Gelir İdaresi Başkanlığının e-Defter kullanıcılarına yönelik yayımlamış olduğu e-Defter Uygulama Kılavuzu'nun 1.1 versiyonu yayımlanmıştır. Kılavuz'un yeni versiyonu ile aşağıdaki bilgiler değişmiştir:
- Fatura kayıt icmale ilişkin e-Arşiv çözümü eklenmiştir.
- Z Raporunun kaydedilmesi ile ilgili açıklama güncellenmiştir.
- Yabancı Para kullanımına ilişkin senaryolar eklenmiştir.
Açıklamalar:
e-Defter uygulaması Aralık 2014'te başladı. Konu hakkında yasal düzenlemeler yapılmış olmakla birlikte uygulamada karşılaşılan zorluklar, eskiden gelen alışkanlıkların yeni sistemde kayıt yolları kafalarda bazı sorular oluşturdu. Bu soruları cevaplayacak teknik kılavuzun ilk versiyonu (V1.0) 26 Şubat 2015 tarihinde yayımlanmıştı. Kılavuz, Nisan 2015'de güncellenerek yeni (V.1.1) versiyonu yayımlanmıştır. Konuya ilişkin olarak daha önce yayımladığımız 2015/42 sayılı Mali Bültenimiz, yeni versiyonun içerdiği değişikliklerin ardından güncellenmiştir. Uygulamada evrak kayıt yöntemleri ile ilgili olarak karşılaştığımız 16 sorudan oluşan Mali bültenin güncel halini aşağıda bilgilerinize sunarız..
1- e-Defter İşlemlerinde Her Belge Tek Bir Kayıt Olarak mı Girilecek?
Elektronik defter uygulamasında her bir belgeye ait bilgilerin, tek bir yevmiye kaydında gösterilmesi esastır. e-Defter uygulamasında kullanılan standartların gereği olarak; belge bilgisine ilişkin detaylar elektronik defterlerde gösterilmelidir. e-Defter Uygulama Kılavuzu versiyon 1.1 ile uygulamada bazı işlemlerin/belgelerin muhasebe kayıt şekilleri göz önünde bulundurularak, söz konusu işlem ya da belgelerin e-deftere aktarılmasındaki kolaylıklarla ilgili açıklamalar eklenmiştir. Ancak bu kolaylıkların, e-defter uygulamasına geçiş aşamasında sağlanan hususlar olduğu dikkate alınmalıdır.
2- Her Kayıt için Bir Belge Tarihi ve Numarası Olmalı mı?
Muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem, bir belgeye dayanıyorsa mutlaka belge tipi ilgili alanda belirtilmesi gerekmektedir. Ancak; muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem, bir belgeye dayanmıyorsa; belge tipi alanı elektronik defterlerde kullanılmamalıdır. Dolayısıyla muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanmıyorsa belge türü, tarihi veya numarası gibi bilgiler verilemez. Örneğin, açılış-kapanış işlemleri belgeye dayalı olmayabilir.
3- Her Fatura için Ayrı Yevmiye Kaydı mı Atılmalıdır?
Elektronik defter uygulamasında her bir belgeye ait bilgilerin, tek bir yevmiye kaydında gösterilmesi esasına istinaden her bir faturanın bir yevmiye kaydında gösterilmesi gerekmektedir.
Elektronik fatura kullanıcıları belge numarası alanına elektronik faturanın ETTN numarasını değil, fatura ID'sini girmelidirler.
4- Belge Türünü Seçerken Nelere Dikkat Etmek Gerekir?
Kayda esas belgeler "e-Defter Uygulama Kılavuzu"nda (V.1.1) 8 belge tipi gösterilmiştir, bu listede belirtilen ilk 7 belge dışındaki belgeleri kaydederken "diğer" seçeneği seçilmelidir. "Diğer" belge tipi seçildiğinde açıklama kısmında belge tipi belirtilmelidir. Kılavuzda belirtilen belge tipleri aşağıdadır. (Belge tipleri, KPMG tarafından hazırlanan soru cevap çalışmasında program yazılımcılarına değil kullanıcılara hitaben hazırlandığı için teknik isimleri ile İngilizce olarak değil, sadece Türkçe olarak belirtilmiştir.)
1 Çek
2 Fatura
3 Müşteri Sipariş Belgesi
4 Satıcı Sipariş Belgesi
5 Senet
6 Navlun
7 Makbuz
8 Diğer
5- Kullandığım Programda Belge Çeşitlerinde "Diğer" Seçeneği Yoksa ne Yapmalıyım?
Yazılımcılar, e-defter uygulamalarını kendilerine bildirilen teknik detaylar ile düzenlemektedir. e-Defter uygulamalarında yazılımcılar kullanıcıları doğru yönlendirmelidirler. Eğer belge seçenekleri arasında "diğer" seçeneği yoksa, yukarıdaki belgelerin dışındaki belgeler (fiş, gider pusulası vs.) mevcut ise, yazılımcı bu seçeneği arka planda "diğer" olarak seçip açıklama kısmına belge adını yazmış olmalıdır. Tereddüt edilen konularda yazılımcıdan bilgi alınması gerekir.
6- Serbest Meslek Makbuzunu Kaydederken Fatura Olarak mı Kaydedeceğim?
Serbest meslek erbabının, mesleki faaliyetlerine ilişkin her türlü tahsilatı için düzenlediği belge serbest meslek makbuzudur. Bu makbuz e-defter kılavuzunda sayılan belgeler arasında yer alan makbuz ile karıştırılmamalıdır. Serbest meslek makbuzu, sayılan belgeler arasında yer almadığı için belge tipi diğer ve belge açıklaması "serbest meslek makbuzu" olarak kaydı yapılır. Ayrıca belgenin numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Belge tipinde diğer yerine Serbest Meslek Makbuzu seçeneği varsa 5 numaralı soru ve cevabı bilgilendirme amaçlı olarak okuyunuz.
7- Perakende Satış Fişi Kaydederken Hangi Belge Tipini Seçmeliyim?
Perakende satış fişi sayılan 7 belge içerisinde olmadığı için belge tipi "diğer" olarak seçilmeli ve belge açıklaması "perakende satış fişi" olarak seçilmelidir.
8- Banka Hareketlerimiz Çok Fazla, Her Bir Hareketi Tek Tek mi Kaydetmeliyim?
Bilindiği üzere bankaya ait işlemlerde muhasebe kaydına esas belge dekont olmaktadır. Dekontların e-defter uygulamasında belge tipi diğer ve belge açıklaması dekont olarak kaydı yapılır ve dekontun numara ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Ancak; dekont üzerinde belge numarası-tarihi yok ise, kullanılan muhasebe programının söz konusu işleme vermiş olduğu tarih ve numara, belge numarası ve tarihi olarak yazılabilir. Eğer bankaya ait işlemler dekont bazında tek tek muhasebeleştirilemiyorsa, günlük olarak, banka banka ayrıştırmak koşuluyla, her bir bankadan yapılan işlemler birer muhasebe fişinde işlenebilir. e-Defterde bu kayda esas belge olarak muhasebe fişi gösterilebilir. Bu muhasebe fişinin, e-defter uygulamasında belge tipi "diğer" ve belge açıklaması "Muhasebe Fişi "olarak kaydı yapılır ve fişin numarası ile tarihi girilir.
9- Masraf Listelerinde Her Bir Belgeyi Ayrı Ayrı mı Kaydetmeliyim?
Gün içinde işletmenin ya da personelin yapmış olduğu giderlere ilişkin alınmış belgeler teknik kılavuzlarda sayılan belgelerden biriyse, mutlaka belge tipi kılavuzda belirtildiği gibi olmalıdır.
Örneğin; personelin yapmış olduğu giderler arasında belge olarak fatura varsa, bu fatura ayrı bir yevmiye kaydında belge türü fatura olarak fatura belge tarih-numarası da yazılmak şartıyla kaydedilmelidir. Eğer yapılan giderle ilgili belge tipi, teknik kılavuzda sayılan ilk yedi belge tipinden biri değil ise; bir masraf formu oluşturulup e- defter uygulamasında belge tipi "diğer" ve belge açıklaması "masraf formu" olarak kaydı yapılır. Ayrıca bu masraf formunun numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Bu masraf formlarında matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir form için müteselsil bir numara ve formun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Bu masraf formunda yapılan giderlere ait belgelerin detayları yer almak zorundadır. Ayrıca masraf formu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.
10- Çek Bordrosunu Nasıl Kaydetmeliyim?
e-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan tüm belge tiplerinde olduğu gibi, her bir çek belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Ancak çek bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla çek aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir.
Ayrıca muhasebe kaydında belge tipi "diğer" ve belge açıklaması "çek bordrosu" olarak kaydı yapılır. Söz konusu çek bordrosunun numarası ve tarihinin girilmesi zorunludur. Bu çek bordrosunda matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için müteselsil bir numara verilmeli ve bordronun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Her bir çek bordrosunda, çeklerin detayları yer almak zorundadır. Bu çek bordrosu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.
11- Senet Bordrosunu Kaydederken Nelere Dikkat Etmeliyim?
e-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan tüm belge türlerinde olduğu gibi, her bir senet belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Ancak; senet bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla senet, aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir. Ayrıca muhasebe kaydında belge tipi "diğer" ve belge açıklaması "senet bordrosu" olarak kaydı yapılır ve bu senet bordrosunun numarası ve tarihinin girilmesi zorunludur. Bu senet bordrosunda matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için müteselsil bir numara verilmeli ve bordronun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Senet bordrolarında, senetlerin detayları yer almak zorundadır. Bu senet bordrosu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.
12- Ücret Bordrosunu Kaydederken Belge Numarası Olarak Ne Yazacağız?
Firmalar, çalışanları için aylık olarak oluşturacakları ücret bordrolarını, e-defter uygulamasına aktarırken, tüm personel için oluşan bordroları bir listeye bağlayıp, belge tipi "diğer" ve belge açıklaması "ücret bordrosu icmali" olarak kaydedebilirler. Ücret bordrosu icmalinin numara ve tarihinin girilmesi zorunludur. Ancak; ücret bordrosu icmalinde matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir icmal listesi için müteselsil bir numara verilmeli ve icmalin oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Bu ücret bordrosu icmalinde her bir ücret bordrosunun detayları yer almalıdır. Ayrıca bu icmaller firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir.
13- Z Raporları Ne Şekilde Kayda Alınmalıdır?
Gün sonunda her bir yazar kasadan alınan Z raporu, muhasebe kaydında belge tipi "diğer" ve belge açıklaması "Z Raporu" olarak kayda alınmalıdır. Ayrıca Z Raporu'nun numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Ancak gün içinde yapılan satışlara istinaden alınan Z Raporu'nun, ödeme yöntemlerine (nakit, kredi kartı, vb.) göre ayrıştırılması gerekmektedir. Ödeme yöntemine isabet edecek KDV tutarlarının da ayrıştırılarak her bir ödeme yönteminin farklı yevmiye maddelerinde gösterilmesi gerekmektedir.
Eğer ödeme yöntemine isabet edecek KDV tutarlarının da ayrıştırılması yapılamıyorsa, Z raporunda yer alan satış ve KDV tutarının hepsi tercih edilen ara bir hesaba (örneğin 120 Alıcılar) ödeme yöntemi belirtilmeden bir yevmiye maddesinde yazılıp, bu yevmiye maddesinde belge tipi "diğer" ve belge açıklaması " Z raporu" olarak kaydı yapılır. Ayrıca bu Z raporunun numara ve tarihinin de bu yevmiye maddesinde olması zorunludur. Daha sonra Z raporunda yer alan ödeme yöntemlerine göre, yapılacak diğer yevmiye kayıtlarında ara hesapta yer alan tutarın içinde ödeme yöntemlerine isabet eden tutarlar, ilgili hesaplara kaydedilir. Bu kayıtlarda aynı Z raporunun belge tipi "diğer" ve belge açıklaması " Z raporu" olarak kaydı yapılmalıdır. Ayrıca bu Z raporunun numara ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Ödeme şekli olarak da nakit ise nakit, kredi kartı ise kredi kartı olarak belirtilir. Dikkat edilmesi gereken, Z raporunda var olan ödeme yöntemlerinin hepsi ayrı birer yevmiye maddesi olarak kaydedilmelidir.
14- Kendi Oluşturduğumuz Belgelere İmza Yetkilisi mi İmza Atmalı?
Teknik kılavuzda "firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır" diye belirtilmektedir. Burada firma kaşesi ve imzasıyla derken kastedilenin, şirket imza yetkilisinin imzası olduğu tabiidir.
15- Ödeme Yöntemi Alanı Nasıl Kullanılmalıdır?
Ödeme ya da tahsilat yapıldıysa ödeme yöntemi alanı kullanılmalıdır. Bu alana sadece ödeme türünü ifade edecek bilgi girişi yapılması gerekmektedir. Örneğin, Nakit, Banka, Kredi Kartı, Çek, Senet gibi… "Ödeme Yöntemi" alanına serbestçe metin girişi yapılabilmesine rağmen, yapılan işlemin adının bu
alana "Ödeme Yöntemi" olarak yazılmaması gerekir. Örneğin; bankadan yapılan bir havale ya da EFT işlemi için ödeme yöntemi "Banka" olmalıdır, işlemin adı yazılmamalıdır.
16- Berat Yüklemek için Verilen Üç Aylık Süre, Muhasebe Kayıtlarının İşlenme Süresi midir?
Muhasebe kayıtlarının yasal defterlere işlenme süresi için Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu'nun ilgili hükümlerinin göz önünde bulundurulması gerekmektedir. Ancak bu süreler, berat yükleme süresiyle karıştırılmamalıdır. Elektronik Defter Genel Tebliği'nde düzenlenen berat yükleme süresi, muhasebe kayıtlarının elektronik kayıtlar bütünü olarak defter ve berat oluşturulması ve bunlar üzerinde gerekli kontrollerin yapılması için mükelleflere verilen süre olarak düşünülmelidir.
İlgili aya ait beratın GİB'in sistemine aktarılmasından sonra, o aya ait muhasebe kayıtlarında hiçbir şekilde değişiklik yapılması mümkün bulunmamaktadır.
Değerlendirme ve Sonuç:
Soru-Cevap çalışmamızın sonunda teknik kılavuzdaki vurguya bir kez daha dikkatinizi çekmek isteriz. e-Defter Uygulama Kılavuzu versiyon 1.1 ile uygulamada bazı işlemlerin/ belgelerin muhasebe kayıt şekilleri göz önünde bulundurularak, söz konusu işlem ya da belgelerin e-deftere aktarılmasındaki kolaylıklarla ilgili açıklamalar eklenmiştir. Ancak bu kolaylıkların, e-defter uygulamasına geçiş aşamasında sağlanan hususlar olduğu dikkate alınmalıdır. Bu açıklamaya istinaden; teknik kılavuzda yayınlanmış olan uygulama kolaylıklarından faydalanırken bir yandan da e-defterinher bir belge/işlem için bir yevmiye kaydı istediği akıllardan çıkarılmaması, bu konuda teknik alt yapı çalışmaları yapılmasını tavsiye ederiz.
KPMGVERGİ
Özet: Gelir İdaresi Başkanlığının e-Defter kullanıcılarına yönelik yayımlamış olduğu e-Defter Uygulama Kılavuzu'nun 1.1 versiyonu yayımlanmıştır. Kılavuz'un yeni versiyonu ile aşağıdaki bilgiler değişmiştir:
- Fatura kayıt icmale ilişkin e-Arşiv çözümü eklenmiştir.
- Z Raporunun kaydedilmesi ile ilgili açıklama güncellenmiştir.
- Yabancı Para kullanımına ilişkin senaryolar eklenmiştir.
Açıklamalar:
e-Defter uygulaması Aralık 2014'te başladı. Konu hakkında yasal düzenlemeler yapılmış olmakla birlikte uygulamada karşılaşılan zorluklar, eskiden gelen alışkanlıkların yeni sistemde kayıt yolları kafalarda bazı sorular oluşturdu. Bu soruları cevaplayacak teknik kılavuzun ilk versiyonu (V1.0) 26 Şubat 2015 tarihinde yayımlanmıştı. Kılavuz, Nisan 2015'de güncellenerek yeni (V.1.1) versiyonu yayımlanmıştır. Konuya ilişkin olarak daha önce yayımladığımız 2015/42 sayılı Mali Bültenimiz, yeni versiyonun içerdiği değişikliklerin ardından güncellenmiştir. Uygulamada evrak kayıt yöntemleri ile ilgili olarak karşılaştığımız 16 sorudan oluşan Mali bültenin güncel halini aşağıda bilgilerinize sunarız..
1- e-Defter İşlemlerinde Her Belge Tek Bir Kayıt Olarak mı Girilecek?
Elektronik defter uygulamasında her bir belgeye ait bilgilerin, tek bir yevmiye kaydında gösterilmesi esastır. e-Defter uygulamasında kullanılan standartların gereği olarak; belge bilgisine ilişkin detaylar elektronik defterlerde gösterilmelidir. e-Defter Uygulama Kılavuzu versiyon 1.1 ile uygulamada bazı işlemlerin/belgelerin muhasebe kayıt şekilleri göz önünde bulundurularak, söz konusu işlem ya da belgelerin e-deftere aktarılmasındaki kolaylıklarla ilgili açıklamalar eklenmiştir. Ancak bu kolaylıkların, e-defter uygulamasına geçiş aşamasında sağlanan hususlar olduğu dikkate alınmalıdır.
2- Her Kayıt için Bir Belge Tarihi ve Numarası Olmalı mı?
Muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem, bir belgeye dayanıyorsa mutlaka belge tipi ilgili alanda belirtilmesi gerekmektedir. Ancak; muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem, bir belgeye dayanmıyorsa; belge tipi alanı elektronik defterlerde kullanılmamalıdır. Dolayısıyla muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanmıyorsa belge türü, tarihi veya numarası gibi bilgiler verilemez. Örneğin, açılış-kapanış işlemleri belgeye dayalı olmayabilir.
3- Her Fatura için Ayrı Yevmiye Kaydı mı Atılmalıdır?
Elektronik defter uygulamasında her bir belgeye ait bilgilerin, tek bir yevmiye kaydında gösterilmesi esasına istinaden her bir faturanın bir yevmiye kaydında gösterilmesi gerekmektedir.
Elektronik fatura kullanıcıları belge numarası alanına elektronik faturanın ETTN numarasını değil, fatura ID'sini girmelidirler.
4- Belge Türünü Seçerken Nelere Dikkat Etmek Gerekir?
Kayda esas belgeler "e-Defter Uygulama Kılavuzu"nda (V.1.1) 8 belge tipi gösterilmiştir, bu listede belirtilen ilk 7 belge dışındaki belgeleri kaydederken "diğer" seçeneği seçilmelidir. "Diğer" belge tipi seçildiğinde açıklama kısmında belge tipi belirtilmelidir. Kılavuzda belirtilen belge tipleri aşağıdadır. (Belge tipleri, KPMG tarafından hazırlanan soru cevap çalışmasında program yazılımcılarına değil kullanıcılara hitaben hazırlandığı için teknik isimleri ile İngilizce olarak değil, sadece Türkçe olarak belirtilmiştir.)
1 Çek
2 Fatura
3 Müşteri Sipariş Belgesi
4 Satıcı Sipariş Belgesi
5 Senet
6 Navlun
7 Makbuz
8 Diğer
5- Kullandığım Programda Belge Çeşitlerinde "Diğer" Seçeneği Yoksa ne Yapmalıyım?
Yazılımcılar, e-defter uygulamalarını kendilerine bildirilen teknik detaylar ile düzenlemektedir. e-Defter uygulamalarında yazılımcılar kullanıcıları doğru yönlendirmelidirler. Eğer belge seçenekleri arasında "diğer" seçeneği yoksa, yukarıdaki belgelerin dışındaki belgeler (fiş, gider pusulası vs.) mevcut ise, yazılımcı bu seçeneği arka planda "diğer" olarak seçip açıklama kısmına belge adını yazmış olmalıdır. Tereddüt edilen konularda yazılımcıdan bilgi alınması gerekir.
6- Serbest Meslek Makbuzunu Kaydederken Fatura Olarak mı Kaydedeceğim?
Serbest meslek erbabının, mesleki faaliyetlerine ilişkin her türlü tahsilatı için düzenlediği belge serbest meslek makbuzudur. Bu makbuz e-defter kılavuzunda sayılan belgeler arasında yer alan makbuz ile karıştırılmamalıdır. Serbest meslek makbuzu, sayılan belgeler arasında yer almadığı için belge tipi diğer ve belge açıklaması "serbest meslek makbuzu" olarak kaydı yapılır. Ayrıca belgenin numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Belge tipinde diğer yerine Serbest Meslek Makbuzu seçeneği varsa 5 numaralı soru ve cevabı bilgilendirme amaçlı olarak okuyunuz.
7- Perakende Satış Fişi Kaydederken Hangi Belge Tipini Seçmeliyim?
Perakende satış fişi sayılan 7 belge içerisinde olmadığı için belge tipi "diğer" olarak seçilmeli ve belge açıklaması "perakende satış fişi" olarak seçilmelidir.
8- Banka Hareketlerimiz Çok Fazla, Her Bir Hareketi Tek Tek mi Kaydetmeliyim?
Bilindiği üzere bankaya ait işlemlerde muhasebe kaydına esas belge dekont olmaktadır. Dekontların e-defter uygulamasında belge tipi diğer ve belge açıklaması dekont olarak kaydı yapılır ve dekontun numara ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Ancak; dekont üzerinde belge numarası-tarihi yok ise, kullanılan muhasebe programının söz konusu işleme vermiş olduğu tarih ve numara, belge numarası ve tarihi olarak yazılabilir. Eğer bankaya ait işlemler dekont bazında tek tek muhasebeleştirilemiyorsa, günlük olarak, banka banka ayrıştırmak koşuluyla, her bir bankadan yapılan işlemler birer muhasebe fişinde işlenebilir. e-Defterde bu kayda esas belge olarak muhasebe fişi gösterilebilir. Bu muhasebe fişinin, e-defter uygulamasında belge tipi "diğer" ve belge açıklaması "Muhasebe Fişi "olarak kaydı yapılır ve fişin numarası ile tarihi girilir.
9- Masraf Listelerinde Her Bir Belgeyi Ayrı Ayrı mı Kaydetmeliyim?
Gün içinde işletmenin ya da personelin yapmış olduğu giderlere ilişkin alınmış belgeler teknik kılavuzlarda sayılan belgelerden biriyse, mutlaka belge tipi kılavuzda belirtildiği gibi olmalıdır.
Örneğin; personelin yapmış olduğu giderler arasında belge olarak fatura varsa, bu fatura ayrı bir yevmiye kaydında belge türü fatura olarak fatura belge tarih-numarası da yazılmak şartıyla kaydedilmelidir. Eğer yapılan giderle ilgili belge tipi, teknik kılavuzda sayılan ilk yedi belge tipinden biri değil ise; bir masraf formu oluşturulup e- defter uygulamasında belge tipi "diğer" ve belge açıklaması "masraf formu" olarak kaydı yapılır. Ayrıca bu masraf formunun numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Bu masraf formlarında matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir form için müteselsil bir numara ve formun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Bu masraf formunda yapılan giderlere ait belgelerin detayları yer almak zorundadır. Ayrıca masraf formu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.
10- Çek Bordrosunu Nasıl Kaydetmeliyim?
e-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan tüm belge tiplerinde olduğu gibi, her bir çek belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Ancak çek bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla çek aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir.
Ayrıca muhasebe kaydında belge tipi "diğer" ve belge açıklaması "çek bordrosu" olarak kaydı yapılır. Söz konusu çek bordrosunun numarası ve tarihinin girilmesi zorunludur. Bu çek bordrosunda matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için müteselsil bir numara verilmeli ve bordronun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Her bir çek bordrosunda, çeklerin detayları yer almak zorundadır. Bu çek bordrosu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.
11- Senet Bordrosunu Kaydederken Nelere Dikkat Etmeliyim?
e-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan tüm belge türlerinde olduğu gibi, her bir senet belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Ancak; senet bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla senet, aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir. Ayrıca muhasebe kaydında belge tipi "diğer" ve belge açıklaması "senet bordrosu" olarak kaydı yapılır ve bu senet bordrosunun numarası ve tarihinin girilmesi zorunludur. Bu senet bordrosunda matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir bordro için müteselsil bir numara verilmeli ve bordronun oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Senet bordrolarında, senetlerin detayları yer almak zorundadır. Bu senet bordrosu firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir ve doğrulanabilir şekilde muhafaza ve ibraz edilmesinden, diğer matbu belgeler de olduğu gibi, mükellef sorumludur.
12- Ücret Bordrosunu Kaydederken Belge Numarası Olarak Ne Yazacağız?
Firmalar, çalışanları için aylık olarak oluşturacakları ücret bordrolarını, e-defter uygulamasına aktarırken, tüm personel için oluşan bordroları bir listeye bağlayıp, belge tipi "diğer" ve belge açıklaması "ücret bordrosu icmali" olarak kaydedebilirler. Ücret bordrosu icmalinin numara ve tarihinin girilmesi zorunludur. Ancak; ücret bordrosu icmalinde matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir icmal listesi için müteselsil bir numara verilmeli ve icmalin oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Bu ücret bordrosu icmalinde her bir ücret bordrosunun detayları yer almalıdır. Ayrıca bu icmaller firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır. Elektronik ortamda tutulacak belgelerin görüntülenebilir.
13- Z Raporları Ne Şekilde Kayda Alınmalıdır?
Gün sonunda her bir yazar kasadan alınan Z raporu, muhasebe kaydında belge tipi "diğer" ve belge açıklaması "Z Raporu" olarak kayda alınmalıdır. Ayrıca Z Raporu'nun numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Ancak gün içinde yapılan satışlara istinaden alınan Z Raporu'nun, ödeme yöntemlerine (nakit, kredi kartı, vb.) göre ayrıştırılması gerekmektedir. Ödeme yöntemine isabet edecek KDV tutarlarının da ayrıştırılarak her bir ödeme yönteminin farklı yevmiye maddelerinde gösterilmesi gerekmektedir.
Eğer ödeme yöntemine isabet edecek KDV tutarlarının da ayrıştırılması yapılamıyorsa, Z raporunda yer alan satış ve KDV tutarının hepsi tercih edilen ara bir hesaba (örneğin 120 Alıcılar) ödeme yöntemi belirtilmeden bir yevmiye maddesinde yazılıp, bu yevmiye maddesinde belge tipi "diğer" ve belge açıklaması " Z raporu" olarak kaydı yapılır. Ayrıca bu Z raporunun numara ve tarihinin de bu yevmiye maddesinde olması zorunludur. Daha sonra Z raporunda yer alan ödeme yöntemlerine göre, yapılacak diğer yevmiye kayıtlarında ara hesapta yer alan tutarın içinde ödeme yöntemlerine isabet eden tutarlar, ilgili hesaplara kaydedilir. Bu kayıtlarda aynı Z raporunun belge tipi "diğer" ve belge açıklaması " Z raporu" olarak kaydı yapılmalıdır. Ayrıca bu Z raporunun numara ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Ödeme şekli olarak da nakit ise nakit, kredi kartı ise kredi kartı olarak belirtilir. Dikkat edilmesi gereken, Z raporunda var olan ödeme yöntemlerinin hepsi ayrı birer yevmiye maddesi olarak kaydedilmelidir.
14- Kendi Oluşturduğumuz Belgelere İmza Yetkilisi mi İmza Atmalı?
Teknik kılavuzda "firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır" diye belirtilmektedir. Burada firma kaşesi ve imzasıyla derken kastedilenin, şirket imza yetkilisinin imzası olduğu tabiidir.
15- Ödeme Yöntemi Alanı Nasıl Kullanılmalıdır?
Ödeme ya da tahsilat yapıldıysa ödeme yöntemi alanı kullanılmalıdır. Bu alana sadece ödeme türünü ifade edecek bilgi girişi yapılması gerekmektedir. Örneğin, Nakit, Banka, Kredi Kartı, Çek, Senet gibi… "Ödeme Yöntemi" alanına serbestçe metin girişi yapılabilmesine rağmen, yapılan işlemin adının bu
alana "Ödeme Yöntemi" olarak yazılmaması gerekir. Örneğin; bankadan yapılan bir havale ya da EFT işlemi için ödeme yöntemi "Banka" olmalıdır, işlemin adı yazılmamalıdır.
16- Berat Yüklemek için Verilen Üç Aylık Süre, Muhasebe Kayıtlarının İşlenme Süresi midir?
Muhasebe kayıtlarının yasal defterlere işlenme süresi için Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu'nun ilgili hükümlerinin göz önünde bulundurulması gerekmektedir. Ancak bu süreler, berat yükleme süresiyle karıştırılmamalıdır. Elektronik Defter Genel Tebliği'nde düzenlenen berat yükleme süresi, muhasebe kayıtlarının elektronik kayıtlar bütünü olarak defter ve berat oluşturulması ve bunlar üzerinde gerekli kontrollerin yapılması için mükelleflere verilen süre olarak düşünülmelidir.
İlgili aya ait beratın GİB'in sistemine aktarılmasından sonra, o aya ait muhasebe kayıtlarında hiçbir şekilde değişiklik yapılması mümkün bulunmamaktadır.
Değerlendirme ve Sonuç:
Soru-Cevap çalışmamızın sonunda teknik kılavuzdaki vurguya bir kez daha dikkatinizi çekmek isteriz. e-Defter Uygulama Kılavuzu versiyon 1.1 ile uygulamada bazı işlemlerin/ belgelerin muhasebe kayıt şekilleri göz önünde bulundurularak, söz konusu işlem ya da belgelerin e-deftere aktarılmasındaki kolaylıklarla ilgili açıklamalar eklenmiştir. Ancak bu kolaylıkların, e-defter uygulamasına geçiş aşamasında sağlanan hususlar olduğu dikkate alınmalıdır. Bu açıklamaya istinaden; teknik kılavuzda yayınlanmış olan uygulama kolaylıklarından faydalanırken bir yandan da e-defterinher bir belge/işlem için bir yevmiye kaydı istediği akıllardan çıkarılmaması, bu konuda teknik alt yapı çalışmaları yapılmasını tavsiye ederiz.
KPMGVERGİ
