6102 Sayılı TTK’ya Göre İşletmenin Muhasebesi İle İlgisi Bulunmayan Defterler
Bir ticari işletmenin mali ve iktisadi durumuna ilişkin bilgi içermiyor olsalar da, keza işletmenin mali durumu ile borç alacak durumuna ilişkin kayıt taşımasa da[1], “Pay Defteri”, “Yönetim Kurulu Karar Defteri”, “Genel Kurul Müzakere ve Toplantı Defteri” TTK m. 64 (4) gereğince ticari defter olarak kabul edilmiştir. Sözkonusu defterlerin, ticari defter olarak yasakoyucu tarafından kabul edilmesinin sebebi, uygulamada doğan gereksinim ile sözkonusu defterlere, ticari defterlere uygulanan güven ve disiplin kurallarının uygulanması olduğu belirtilmiştir.
a) Pay Defteri
Pay defteri, şirketin sermaye hareketlerinin tesbitiyle[2], kimin pay sahibi olduğunun, paya ilişkin hak ve yükümlülüklerin kimden yana tesis edildiğinin tesbitine dair payla ilgili üçüncü şahıslara bilgi veren, iç işleve sahip bir defter olarak tanımlanmaktadır[3]. TTK m. 499 (1)’de A.Ş.’ler için belirtildiği üzere, intifa hakkı sahiplerinin de pay defterine kaydı gerekmektedir[4]. Ltd. Şti.’lerde pay defterine ortakların adları, adresleri, her ortağın sahip bulunduğu esas sermaye payının sayısı, payların devir ve geçiş itibari değerleri, grupları, esas sermaye payı üzerindeki intifa ve rehin hakları sahiplerinin adları ve adreslerinin yazılı olması gerekmektedir. [ TTK m. 594 (1) ]
b) Yönetim Kurulu Karar Defteri
“İşletmenin Muhasebesi İle İlgisi Bulunmayan Defterler” olan her üç defterin de tutulması Y.K.’nın devredilemez yetkileri arasındadır. Yani, “İşletmenin Muhasebesi ile İlgisi Bulunan Defterler”den farklı olarak bu görev bir başkasına delege edilemeyecektir, velev ki delege edilmiş olsa bile Y.K. bu defterlerin tutulmasından yine sorumlu olacaktır[5]. Ticari defterlerin güncel teknolojik gelişmelere göre elektronik ortamda tutulması ve saklanması gibi yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda da yapılabiliyor olması, birbirine paralel düzenlemeler olarak hayata geçmiştir[6].
Uygulamada Y.K. karar defteri ve sair defterlerde boşluklar bırakılarak, gerekli hallerde geçmiş tarihli kararların imza altına alınabilmesi, keza aynı karar numarası ve aynı tarih ile farklı Y.K. kararlarına tesadüf edilebilmektedir. Y.K. karar defterinin tutulmasını disipline etmesi amacına hizmet eden yasal düzenlemenin, hukuki güvenlik açısından faydalı neticeler doğuracağı kanaatindeyiz. Sağlıklı ve disipline edilen bir Y.K. karar defteri, şirketin yönetimi ve temsili sürecinde imza altına alınan akitlerin, yükümlenilen taahhütlerin tahliline imkan vereceği gibi, temsil yetkisinin usulüne uygun kullanılıp kullanılmadığı, temsil yetkisi sınırlarının aşılıp aşılmadığına ilişkin sonuçların çıkarılmasına da imkan verecektir[7]. Defterlerin tutulması gibi bir kısım konular şirketin işleyebilmesi için asgari ve zorunlu işler olduğundan, keza bu görevin devredilemez görev ve yetki kapsamında olmasıyla [ TTK m. 375 (f) ] bunların icrası için ayrı bir Y.K. kararına ihtiyaç duyulmasa da, genel kurulun toplantıya çağrılması, yönetim kurulu içinde görev taksimi yapılması gibi hususlar mutlak surette Y.K. kararına bağlanmalıdır[8]. TTK m. 374’e uygun olarak yani Y.K.’nın genel kurula bırakılmış bulunan işler dışında, ne çeşit iş ve işlemler hakkkında karar aldığı da en sıhhatli şekilde sözkonusu defterden tetkik olunabilecektir.
TTK m. 460 (5) düzenlemesine uygun olarak, Y.K. kararları aleyhine, kararın ilanı tarihinden itibaren 1 (bir) ay içinde iptal davası açılabilmektedir. Ticari defter hüviyetine kavuşturulan Y.K. karar defterinin sağlıklı bir şekilde tutulmuş olması, Y.K. kararlarına karşı açılacak iptal davaları açısından da gayet önemlidir. Y.K. üyelerinin karara muhalefet eden veya çekimser kalanlarının tesbiti ile[9], üyelerin görüşmelere katılma yasağına uyup uymadığı[10], kararın usulüne uygun olarak alınıp alınmadığı, Y.K. üyelerinin ve hatta diğer ilgililerin hukuki ve/veya cezai sorumluluklarının tesbiti meselelerinde sözkonusu defterin tetkiki hayati önemdedir. [ TTK m. 549, m. 553 vd. ]
c) Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
Her nekadar şirketin günlük işlerinin ve dış ilişkilerinin yürütülmesinde icra organı olarak Yönetim Kurulu’nun yüksek etkinliği sözkonusu olsa da, şirketin yönetimi ve pay sahiplerinin menfaatlerinin belirlenmesi açısından hayati önemde kararlar da genel kurulda alınabilmektedir[11]. Genel kurul bir iç organ olsa da, alınan kararlar istisnai olsa da dışa dönük etki de yapar [12].
G.K. kararlarının iptali davalarında da özellikle, kararların hangi şekilde alındığı, müzakerelerin hangi şekilde yapıldığı, kanun veya anasözleşme ve dürüstlük kurallarına uyulup uyulmadığı tartışılmaktadır. [ TTK m. 445 – m. 451 ] Bu haliyle, genel kurulda müzakerenin ne şekilde yapıldığı ve hangi şekilde karara bağlandığının tesbiti çok önemlidir. Moroğlu, bu noktada haklı bir eleştiri yönelterek, sözkonusu defterin ana içeriğinin “kararlar” olduğunu bu nedenle “genel kurul toplantı ve müzakere defteri” yerine “genel kurul müzakere ve karar defteri” şeklinde düzenleme yapılmış olması gerektiğini ifade etmektedir[13]. Bununla birlikte genel kurul kararlarının iptalini düzenleyen maddelerde “...bu muhalefetini tutanağa geçirten” ifadesine yer verilmiş olmakla, TTK m. 445 ve m. 451 arasında hiçbir madde de genel kurul toplantı ve müzakere defterine veya herhangi bir deftere ilişkin bir ifadeye rastlanmamaktadır. Sonuç olarak, yasakoyucunun sözkonusu bölümler arasında aynı terminolojiye yer vermemiş olması da Moroğlu’nun eleştirisindeki haklılığını desteklemektedir.
Av.
umutmetin@gmail.com
