İşçi Özlük Dosyalarının Önemi ve Bulunması Gereken Evraklar

 

İşçi Özlük Dosyalarının Önemi ve Bulunması Gereken Evraklar


10.06.2003 tarihinde iş hayatımıza giren 4857 sayılı İş Yasasının 75. Maddesine göre her işverenlere getirilen yükümlülüklerden biriside çalıştırdığı her işçi için ayrı ayrı özlük dosyası düzenlemek zorundadır. Bunlardan birisi yazışmalarda Özlük dosyaları Özlük dosyasında işçinin kimlik bilgilerinin haricinde ayrıca kanunlarla istenen her türlü belge ve bilgilerde yer alır. İşveren işçi özlük dosyalarını istendiği zaman yetkili kişi kurum ve kuruluşlara ibraz etmek zorundadır. Ayrıca işverenin işçi özlük dosyasındaki bilgilerin gizliğini sağlaması gerekmektedir. Nitekim 4857 sayılı İş Yasasının 75. Maddesi ise şöyledir:

MADDE 75. - İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.

İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür."

Madde metninden açıkça anlaşılacağı üzere oluşturulacak işçi özlük dosyasında aşağıdaki belge ve bilgilerin yer alması gerekmektedir:

1- İki adet fotoğraf,

2- Nüfus Cüzdanı Sureti,

3- Nüfus Cüzdanı Fotokopisi,

4- İkametgâh,
5- Vukuatlı Nüfus Kayıt Örneği ( Asgari Geçim İndirimi Formu için ),

6- Mezun olduğu okul diploma fotokopisi,

7- Kanun gereği yapılan iş sözleşmesi,

8- Referans Mektupları ve CV' si,

9- Sağlık Raporu,
10-Bazı işkolları için, periyodik olarak sağlık muayenelerinden geçirildiklerine dair rapor,
11-Sakatlık İndiriminden yararlanabilmesi için ilgili Gelir İdaresi Başkanlığından indirim uygulanacağına dair yazı,

12-Özürlü işçi ise Sakatlık Raporu aslı veya fotokopisi,

13-Sakat işçi için İŞKUR müracaat kayıt evrakı,

14-Savcılıktan sabıka kaydı,

15-Eski hükümlü ise İŞKUR müracaat kayıt evrakı,

16-Ücret hesap pusulalarının bir sureti,

17-Terör mağduru ise İŞKUR müracaat kayıt evrakı,
18-Herhangi bir kanuni sebeple ücret kesme cezası uygulanırsa, yapılan kesintilerin sebebinin bildirildiği yazı,

19-Fazla çalışma için işçinin onayının alındığı yazı,
20-İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda ve karşı karşıya bulundukları mesleki riskler, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirildiklerine dair yazı,

21-İşe giriş bildirgesi,

22-Çalışma Belgesi (İşten Ayrılan İşçiler İçin),
23-İşin gereklerine göre bulunması gereken diğer evraklar,
24-Ağır ve Tehlikeli İşlerde çalıştırılan personeller için: İşçilerin adı, soyadı ve T.C. Kimlik numaraları, doğum yeri ve tarihlerini belirten liste,

25-Asgari Geçim İndirimi Formu,
26-Askerliğini yaptığına dair teskeresi veya askerlikle ilgili durumunu gösteren belgeler,
27-Ücretsiz izin ve/veya yıllık izinle ilgili form ve dilekçeler.

İşçi özlük dosyasının oluşturulmaması halinde 4857 sayılı İş Kanunu’nun 104. Maddesine göre işverene uygulanacak idari para cezası ise 2012 yılı için 1.227,19 TL olarak belirlenmiştir.

İşçi özlük dosyalarının birçok faydası vardır. İşçinin daha yakından tanınması, adli sicilinin ortaya çıkması, işçiye uygun iş verilmesi, ücret gibi konularda yol işverene yol göstericidir. Özellikle yazışma ve tebligatların yapılmasında ikametgâh adresinin büyük önemi vardır. Bu nedenle hazırlanan özlük dosyalarının belirli dönemlerde güncelleştirilmesi gerekmektedir.

Sonuç olarak personel özlük dosyalarının oluşturulması hem kanunun cezai müeyyidesinden işvereni korurken, diğer yandan kurumsal/kurumsallaşmaya çalışan firmalarda işveren ve insan kaynaklarına işe alımlarda büyük yarar sağlamaktadır.

KAYNAKÇA:

· 10.06.2003 tarihli 4857 Sayılı İş Kanunu

Orhan SÖZGÜN
SMMM

 

http://muhasebenet.net/haber.php?haber_id=2748