2014 Yıl Sonu Yaklaşırken e-Defter

 

2014 Yıl Sonu Yaklaşırken e-Defter
2014 yılının sonuna yaklaşırken, e-defter uygulamasıyla ilgili bazı temel bilgileri ve uygulamada karşılaşılan bazı konularla ilgili çözüm önerilerini ihtiyaç duyanların istifadesine sunmak istedik.
Bilindiği üzere, ilk olarak 2011 yılı sonunda 1 Seri No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği ile usul ve esasları açıklanan e-defter düzenlemesi, 2012 yılı sonunda yayımlanan 421 Seri No.lu e-Defter Genel Tebliği ile, e-fatura kapsamında olan mükellefler için 2014 yılı içinde geçilmesi zorunlu bir uygulama haline gelmişti. 
 
Sonrasında, 26.11.2013 tarihinde yayımlanan 67 No.lu VUK Sirküleri ve 24.12.2013 tarihinde yayımlanan 2 Seri No.lu Genel Tebliği ile söz konusu düzenlemeye ilişkin bazı ilave açıklamalar ve düzenlemeler yapılmıştı.
 
İlgili Tebliğler ve Sirküler çerçevesinde yapılan açıklamalarda başvuru, geçiş süreci ve uygulamayla ilgili dikkate edilmesi gereken bazı kritik hususları özetleyelim…
 

1. Başvuru Şartları Neler?

• ​ Gerçek kişi mükelleflerin 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu çerçevesinde güvenli elektronik imza veya Mali Mühür temin etmiş olmaları,
• Tüzel kişi mükelleflerin 397 sıra numaralı VUK Genel Tebliği çerçevesinde Mali Mühür temin etmiş olmaları,
• Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında mükellefler tarafından kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması (GİB'in onayladığı ve www.edefter.gov.tr adresinde listelenen hazır yazılımlar veya mükellefler tarafından geliştirilen ve GİB tarafından onaylanmış yazılımlar tercih edilebilecektir.)

 
Başvurular www.edefter.gov.tr adresinden yapılabilecek.
 

2. Zorunluluk Kapsamında mıyım? 

421 Seri No.lu VUK Genel Tebliği uyarınca e-fatura zorunluluğu kapsamında olan mükelleflerin e-deftere geçiş yapmaları zorunludur.
 

3. Kapsamdaki Mükellefler e-Defter' e Ne Zaman Başvurup, Uygulamaya Ne zaman Geçecek?

• ​Uygulamaya 2014 Aralık ayı içerisinde başvuranların 01.01.2015 tarihinden itibaren,
• Uygulamaya 2014 Aralık ayından önce başvuranların en geç 2014 Aralık ayından başlamak üzere,
• Özel hesap dönemine tabi olanların 01.12.2014 tarihinden önce elektronik defter uygulamasına başvuru yapmaları ve en geç 2014 Aralık ayı içerisinde

Elektronik defter tutmaya başlamaları gerekiyor.
 
e-Defter yazılımlarını kendisi geliştiren mükelleflerinse 01.09.2014 tarihi itibarıyla elektronik defter test süreçlerini başarı ile tamamlamış olmaları gerekiyor. (Bu düzenlemeye ilişkin henüz aksiyon almamış olanların, GİB' in onayladığı ve www.edefter.gov.tr  adresinde yer alan yazılımlardan birini tercih etmeleri ve buna göre başvuruda bulunmaları uygun olabilecektir.) 
 

4. e-Fatura Zorunluluğu Kapsamında Olmayan Bir Mükellefin e-Faturaya Geçmesi Halinde, e-Defter Uygulamasına da Geçmesi Zorunlu mu?

Zorunluluk kapsamında olmayan mükellefler e-fatura veya e-defter' den herhangi birine başvurabilirler. Ayrıca, e-fatura uygulamasına isteğe bağlı geçmiş olmak, e-defter uygulamasına geçmeyi zorunlu kılmıyor.
 

5. 2014 Yılı İçinde Yapılan Geçişlerde Eski Usulde Tutulan Defterlerin Durumu Ne Olacak?

2014 takvim yılı içerisinde herhangi bir ayda e-defter uygulamasına dahil olunması halinde, ilgili mükellefler dönem başından itibaren 1 ay içerisinde eski usule göre tutmuş oldukları defterlere kapanış tasdiki yaptıracaklardır.
 

6. Örneğin 01.11.2014 İtibarıyla e-Deftere Geçiş Yapan Bir Mükellefin İlk 8 Aylık Defterini e-Deftere Aktarması Zorunlu mu?

2 Sıra No.lu e-Defter Genel Tebliği ile bu zorunluluk kaldırılmıştır. Önceki döneme ilişkin eski deftere yalnızca kapanış tasdiki yaptırılacaktır.
 

7. Hangi Defterler Kapsamda? e-Defterler Hangi Dönemler için, Ne Zamana Kadar Oluşturulacak?

Yevmiye ve Defter-i Kebir, e-defter kapsamındadır. Elektronik defterler, aylık dönemler için oluşturulacak ve ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) mükelleflerin kendilerine ait mali mühür ile onaylanacaktır.
 

8. e-Defter Beratı Nedir?

GİB tarafından belirlenen standartlara uygun olarak, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin anahtar bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mührü ile onaylanmış elektronik dosyadır.
 

9. e-Defterde de Eskiden Olduğu Gibi Açılış/Kapanış Onayı Var mı?

Elektronik defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı, son ayının beratının alınması ise kapanış onayı yerine geçmektedir.
 

1. Birden Fazla Alış veya Satış İşleminin Tek Yevmiye Kaydında Kaydedilmesi Mümkün mü?

Ticari Defter Genel Tebliği uyarınca her kaydın dayandığı belgenin türü ve numaralarının ayrıca girilmesi gerekmektedir. Başkanlık yevmiye kayıtlarının günlük olarak veya işlem bazında toplu şekilde atılmasını uygun bulmamakla birlikte bu konuda yaşanan sıkıntılar halen devam etmektedir.
 

1. Sistemde Tanımlı Belge Tipleri Neler? Tanımlı Olmayan Belgeler Nasıl Girilecek?

Tanımlı belge tipleri "Çek, fatura, senet, navlun, makbuz, sipariş belgesi, diğer" dir. Örneğin banka dekontu gibi farklı belgelerin "diğer" başlığı altında girilmesi ve açıklama alanına bilginin yazılması yeterli olacaktır.
 

2. e-Defterde Bulunması Gereken Zorunlu Bilgiler Neler?

Ticari Defter Tebliği uyarınca;
Yevmiye maddesinde bulunması zorunlu bilgiler: madde Sıra No, Tarih, borç, alacak, tutar, belge türü, tarih ve sayısı; 
Defter-i kebi​r kayıtlarında bulunması zorunlu bilgiler ise: tarih, yevmiye madde sıra no, tutar, toplu hesaplarda yardımcı nihai hesap ismi' dir.
 

3. e-Fatura Kapsamında Mali Mührü Olan Bir Mükellefin Ayrıca Mühür talep etmesine gerek var mı?

E-fatura için alınan mali mühür e-defter için de kullanılabilecektir.
 

4. 2014 Yılı İçinde e-Defter Uygulamasına Başlayanların, Eski Usulde Defter Tuttukları Döneme Ait Defterlerine Kapanış Kaydı, e-Defter Dönemine ise Açılış Kaydı Yapmalarına Gerek var mı?

Bu konuda resmi bir açıklama yapılmamakla birlikte, e-fatura forum sitesinde GİB uzmanlarının verdikleri cevaba göre söz konusu kapanış ve açılış kayıtlarının yapılmasına gerek bulunmamaktadır.  Esasen 2 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği'nin 4'üncü maddesi de bu uygulamayı destekler niteliktedir.
 

5. GİB' in Sistemine e-Defter Kayıtları mı Yükleniyor? Bu Anlamda GİB Kayıtlarımızda bir İnceleme Yapabiliyor mu?

Sisteme yüklenen kayıtlar değil, oluşturulan berat dosyalarıdır. GİB tarafından beratın mükellefe ait olup olmadığı ile yazılımın uyumlu olup olmadığı gibi diğer usul şartları kontrol edilmektedir.
 

6. Her Şube İçin Ayrı e-Defter Başvuru Yapılmasına Gerek Var mı? Tek Program Tüm Şubeler için Kullanılabilir mi?

Hayır, vergi kimlik numaraları aynı olduğu sürece şubeler için ayrıca başvuru yapılmasına gerek bulunmamaktadır. Bir şirketin tüm şubelerinin aynı e-defter programını kullanması gerekmektedir.
 

7. Sistemde Kesinti Olduğunda veya Başka Bir Teknik Sebeple, Beratların GİB Sistemine Onaylatılamaması Halinde Ne Yapılabilir?

Böyle bir durumda beratlar mali mühür ile zaman damgalı olarak imzalanacaktır. Tübitak' tan temin edilen zaman damgası, ilgili verinin onaylandığı zamanı tespit etme noktasında ispat edici veri olarak kabul edilmektedir. 
Zaman damgası olmayan mükellefler için VUK' un mücbir sebep veya zor durum hallerinin düzenlendiği madde hükümlerinin uygulanması mümkün olabilecektir.
 

8. e-Defter ve Beratlar Nerede ve Kim Tarafından Muhafaza Edilecek? Yurt Dışında Defter Tutulabilir mi?

Elektronik defterler ve beratların elektronik defter izni verilenlerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi mecburi olup, üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında muhafaza işleminin Başkanlık ve Genel Müdürlük açısından herhangi bir hükmü yoktur. 
Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve TC kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunludur. 
 

9. e-Defteri Nasıl Muhafaza ve İbraz Edeceğim?

Defter ve beratının kâğıda bastırılarak saklanması söz konusu değildir. E-Defter ve beratının elektronik, manyetik, optik araçlarla saklanması ve ibraz edilmesi gerekmektedir.
 Raşit Yorulmaz
 http://www.kpmgvergi.com/Blog/Pages/FullBlog.aspx?article=330