SGK MEVZUATINA GÖRE İŞYERİ; YASAL DEFTER, KAYIT VE BELGELERİNİ SAKLAMA VE İBRAZ ZORUNLULUĞUI- GİRİŞ
Sosyal Güvenlik Kurumu gerektiğinde denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurları (Müfettişler ve Denetmenler) eliyle işverenler, işyeri sahipleri ve alt işverenlerin kayıtlarını inceleyebilir. 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nun(1) 59. maddesine göre, “İşverenler ve sigortalılar ile işyeri sahipleri, tasfiye ve iflâs idaresinin memurları, işle ilgili gerçek ve tüzel kişiler, Kurum’un denetim ve kontrol ile görevlendirilmiş memurlarına bilgi verilmek üzere çağrıldıkları zaman gelmek, gerekli olan defter, belge ve delilleri getirip göstermek ve vermek, görevlerini yapmak için her türlü kolaylığı sağlamak ve bu yoldaki isteklerini geciktirmeksizin yerine getirmekle yükümlüdürler.” 86. maddesine göre de “İşveren, işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere on yıl süreyle, kamu idareleri otuz yıl süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurları ise görevleri süresince, saklamak ve Kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde onbeş gün içinde ibraz etmek zorundadır.”
01.10.2008 tarihinden önceki SSK uygulamasında Türk Ticaret Kanunu hükümlerine paralel olarak işyeri yasal defter, kayıt ve belgelerini saklama süresi 10 yıl idi. 01.05.2004 tarihinde yürürlüğe giren mülga Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği(2) ile bu süre 5 yıla düşürüldü. Bu yazımızda SGK mevzuatı bakımından işyeri defter, kayıt ve belgelerini saklama süresi ve ibraz zorunluluğu ile ilgili hususları açıklamaya çalışacağız.
II- 30.09.2008 TARİHİNE KADAR OLAN KAYITLAR YÖNÜNDEN
01.10.2008 tarihinden önce yürürlükte olan mülga 506 sayılı Sosyal Sigortalar Kanunu’nun(3) 79. maddesinde işverenlerin, işyeri kayıt ve belgelerini Kurumca istenilmesi halinde ibraz etmekle yükümlü oldukları belirtilmesine rağmen, işyeri defter, kayıt ve belgelerini saklama süresiyle ilgili olarak herhangi bir süre öngörülmemişti. 01.05.2004 tarihine kadar bu süre 10 yıl olarak uygulandı. Ancak 01.05.2004 tarihinde yürürlüğe giren Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği’nde işverenlerin tüm defter ve belgelerini ait olduğu yılı takip eden takvim yılından başlamak üzere 5 yıl süreyle saklamak zorunda oldukları hükmüne yer verilmişti. Buna göre 30.09.2008 tarihine kadar olan kayıtları saklama süresi 5 yıl olarak uygulanmalıdır
III- 01.10.2008 TARİHİNDEN SON-RAKİ KAYITLAR YÖNÜNDEN
5510 sayılı Kanun’un 86. maddesine göre, “İşveren, işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere on yıl süreyle, kamu idareleri otuz yıl süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurları ise görevleri süresince, saklamak ve Kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde onbeş gün içinde ibraz etmek zorundadır.” 28.08.2008 tarih ve 26981 sayılı Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği’nin “İşyeri Kayıtlarının İbrazı” başlıklı 114. maddesinde de;
1- İşyeri kayıt belgelerini saklama yönünden;
a- İşverenler, işyeri sahipleri ve alt işveren işyeri ile ilgili tüm defter ve belgeleri, istenilmesi hâlinde, Kurum’un denetim ve kontrolle görevlendirilmiş ilgili memurlarına göstermek üzere, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak 10 yıl süreyle, kamu idareleri 30 yıl süreyle, tasfiye ve iflas idaresi memurları ise görevleri süresince saklamak zorundadırlar.
b- Sigortalıyı devir alan işverenler, devredilen sigortalılarla ilgili yükümlülüklerini yerine getirmişler ise, yükümlülüklerini yerine getirdikleri sigortalılarla ilgili kendilerine ait işyeri kayıt ve belgelerini birinci fıkrada belirtilen sürelerle saklamak zorundadır.
2- Yapılacak tebligat üzerine defter ve belgeler, incelemeyi yapacak denetim ve kontrolle görevlendirilmiş ilgili memurun tebligatta belirttiği adrese getirilir. Ancak, işverenler, işyeri sahipleri, alt işveren ya da sigortalıyı devir alan işveren tarafından defter ve belgelerin işyerinde ya da belge ile kanıtlanması kaydıyla işletme merkezinde incelenmesinin yazılı olarak istenilmesi veya bu isteğin bir tutanakla tespit edilmesi hâlinde, denetim ve kontrolle görevlendirilmiş ilgili memurca da teftişe elverişli bulunursa inceleme orada yapılabilir.
Yine aynı Yönetmeliğin “İşyeri Kayıtlarının İbrazında Zamanaşımı” başlıklı geçici 23. maddesinde “Bu Yönetmeliğin 114. maddesinin birinci fıkrasında geçen defter ve belgeleri;
a- 10 yıl olan saklama süresi 2008 yılı için 5 yıl, 2009 yılı için 6 yıl, 2010 yılı için 7 yıl, 2011 yılı için 8 yıl, 2012 yılı için 9 yıl olarak,
b- 30 yıl olan saklama süresi ise 2008 yılı için 5 ve sonraki yıllarda 30 yıl tamamlanıncaya kadar her yıl birer yıl artırılarak
uygulanır. Hükmü yer almaktaydı. Ancak 12.05.2010 tarihinde yayımlanan ve halen yürürlükte olan Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği’nde(4) eski Yönetmeliğin geçici 23. maddesinde yer alan bu geçiş hükmüne yer verilmemiştir.
Ayrıca yeni Türk Ceza Kanunu’nun 2. maddesinin ikinci fıkrasında; suçun işlendiği zaman yürürlükte bulunan kanun ile sonradan yürürlüğe giren kanun hükümleri farklı ise failin lehine olan kanun hükmünün uygulanacağı ve infaz olacağı” hükümleri yer almaktadır.
Bu itibarla 30.09.2008 tarihine kadar olan döneme ilişkin işyeri defter, kayıt ve belgelerinin saklanma süresinin 5 yıl, 01.10.2008 tarihinden itibaren ise özel işyerleri için 10 yıl, kamu idareleri için 30 yıl olarak uygulanması gerekmektedir. İşyeri defter, kayıt ve belgelerini saklama süresi dolduktan sonra Kurum’un müfettişleri veya denetmenleri tarafından bunların ibrazının istenmesi halinde işverenlerce zamanaşımı defi ileri sürülerek ibrazdan kaçınılabilir.
Örnek: 10.10.2011 tarihinde SGK Müfettişi/Denetmeni tarafından (X) Limited Şirketinin 01.01.2004-31.12.2004 dönemine ait defter, kayıt ve belgelerinin incelenmek üzere ibrazının istenmesi halinde, incelenecek dönemin kayıtlarını saklama süresi 31.12.2009 tarihinde dolduğundan işveren zamanaşımı defini ileri sürerek kayıtları ibraz etmeyebilecektir.
IV- SONUÇ
Mer’i Sosyal Güvenlik Mevzuatına göre 30.09.2008 tarihine kadar olan döneme ilişkin işyeri defter, kayıt ve belgelerin saklanma süresinin 5 yıl, 01.10.2008 tarihinden itibaren ise özel işyerleri için 10 yıl, kamu idareleri için 30 yıl olarak uygulanması gerekmektedir. İşyeri defter, kayıt ve belgelerini saklama süresi dolduktan sonra Kurum’un müfettişleri veya denetmenleri tarafından bunların ibrazının istenmesi halinde işverenler tarafından zamanaşımı defi ileri sürülerek ibraz edilmemesi veya yasal süresi dışında ibraz edilmesi halinde zamanaşımı nedeniyle işyerine idari para cezası uygulanamayacaktır.
http://www.yaklasim.com/mevzuat/dergi/makaleler/20120221014.htm
