YENİ TTK’YA GÖRE ANONİM ŞİRKET GENEL KURUL TOPLANTISINDA BAKANLIK TEMSİLCİSİ BULUNDURULMASI, TOPLANTININ ERTELENMESİ VE ONLİNE GENEL KURULI- GİRİŞ
Önceki çalışmalarımızda 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu(1)(YTTK)(2)’na göre anonim şirket genel kurulunun toplantı şekli, zamanı, yeri, genel kurulun devredilemez görev ve yetkileri(3); anonim şirket genel kurulunu toplantıya çağırmaya yetkili olanlar, toplantıya davetin usulü, çağrısız genel kurul toplantısı(4) ile toplantı gündeminin, hazirun listesinin, genel kurul başkanlığının oluşturulmasında ve genel kurulun çalışma usul ve esaslarına ilişkin yönergenin oluşturulmasında dikkat edilecek hususlar(5) üzerinde durulmuş idi.
Bu çalışmamızda ise, Yeni Türk Ticaret Kanunu’nun anonim şirket genel kurul toplantısının ertelenmesine, toplantı tutanağının hazırlanmasına, toplantıya elektronik ortam üzerinden katılmaya ve toplantıda Bakanlık Temsilcisi bulundurulmasına ilişkin düzenlemeleri ele alınacaktır.
II- ANONİM ŞİRKET GENEL KURUL TOPLANTISININ ERTELENMESİ
YTTK, genel kurul toplantısının ertelenmesine ilişkin olarak eski Türk Ticaret Kanunu’nun 377(6). maddesindeki ilkeleri aynen korumuştur. Buna göre; halka açık olan anonim şirketlerde sermayenin %5’ine, kapalı anonim şirketlerde ise %10’una sahip olan paysahipleri tarafından talep edilmesi halinde, finansal tabloların müzakeresi ve buna bağlı konular -örneğin; yönetim kurulu üyelerinin, yöneticilerin ve denetçilerin ibrası- toplantı başkanının kararıyla bir ay sonraya bırakılacaktır. Bu konuda, genel kurulun herhangi bir karar almasına gerek yoktur (YTTK md. 420/f.1). Ancak, Kanun burada “toplantı başkanının” kararını öngörmektedir. Bu kararın, anılan işlemi kayıtlara geçirmekten ibaret bir karar mı olacağı, yoksa ertelenip ertelenmemesi yönünde bir karar mı olacağı açık değildir. Kanun’un genel kurulun dahi kararını aramadığı bir işlemde, tek kişiden ibaret divan başkanının kararının belirleyici olacağını düşünmek yanıltıcı olacaktır. Bu itibarla, Kanun’da belirtilen “toplantı başkanının kararı”nın belirleyici değil teyit edici bir karar olduğu kanısındayız.
Genel kurul gündeminde yer alan sair konulara ilişkin müzakerelerin ertelenmesi ise mümkün değildir. Finansal tabloların müzakeresi ile buna bağlı konuların ertelendiği hususu, şirketin internet sitesinde ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde yayımlanacaktır. Ayrıca, pay defterinde yazılı paysahipleriyle, önceden şirkete pay senedi veya paysahipliğini ispatlayıcı belge vererek adreslerini bildiren paysahiplerine, iadeli taahhütlü mektupla bildirilecektir. Ertelenen hususların görüşüleceği genel kurula ilişkin çağrı ve toplantı gündemi de, aynı usulle, toplantı tarihinden en az iki hafta önce paysahiplerine bildirilecektir (YTTK md. 420/f.1, md. 414/f.2).
Finansal tabloların müzakeresi, azlığın talebi üzerine, bir defa ertelendikten sonra, kural olarak ikinci kez ertelenemez. Ancak, finansal tabloların itiraza uğrayan ve tutanağa geçmiş bulunan noktaları hakkında, ilgililer tarafından, dürüst hesap verme ölçüsü ilkeleri uyarınca cevap verilmemiş ise, finansal tabloların müzakeresinin ertelenmesi ikinci kez talep edilebilir (YTTK md. 420/f.2).
III- GENEL KURUL TOPLANTI TUTANAĞININ HAZIRLANMASINDA DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR
Genel kurul toplantı tutanağında bulunması gereken hususlara YTTK’nın 422. maddesinde yer verilmiştir. Anılan maddeye göre, genel kurul toplantı tutanağında;
- Pay sahiplerinin veya temsilcilerinin isimleri ile sahip oldukları payların adedinin, grubunun ve itibarî değerlerinin,
- Genel kurulda sorulan soruların, verilen cevapların,
- Alınan kararların, her karar için kullanılan olumlu ve olumsuz oyların sayılarının
belirtilmesi gerekmektedir (YTTK md. 422/f.1). Tutanağın geçerlilik kazanabilmesi için, ayrıca toplantı başkanlığı ve Bakanlık temsilcisi tarafından imzalanması zorunludur; aksi hâlde geçersizdir (YTTK md. 422/f.1).
Genel kurul toplantısını takiben, toplantı tutanağı, hemen şirketin internet sitesine konulacaktır. Ayrıca, yönetim kurulu, tutanağın noterce onaylanmış bir suretini derhal ticaret sicili memurluğuna verecek ve tutanakta yer alan tescil ve ilâna tâbi hususları tescil ve ilân ettirecektir(7) (YTTK md. 422/f.2).
IV- ANONİM ŞİRKET GENEL KURUL TOPLANTISINA ELEKTRONİK ORTAM ÜZERİNDEN KATILMA
YTTK’nın Ticaret Hukukumuza kazandırdığı yeniliklerden birisi de, elektronik ortam üzerinden (online) genel kurul toplantılarına katılmayı mümkün kılmasıdır. Zira, YTTK’nın 1527. maddesinin beşinci fıkrasında; “Anonim şirketlerde genel kurullara elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme, fizikî katılmanın ve oy vermenin bütün hukukî sonuçlarını doğurur.” denilmiştir. Dolayısıyla, YTTK’nın yürürlüğe girmesi ile birlikte, anonim şirket paysahiplerinin elektronik ortam üzerinden genel kurula katılmaları ve oy kullanmaları mümkün olabilecektir. Ve on-line toplantı sistemi vasıtasıyla genel kurula katılım, öneride bulunma ve oy verme, hukuksal sonuçları açısından, fizikî katılım, öneride bulunma ve oy vermenin bütün sonuçlarını doğurur.
Ancak, bu imkandan faydalanabilmek isteyen anonim şirketlerin, Kanun’un 1527. maddesinin beşinci fıkrası gereği düzenlenecek olan Tüzükteki(8) “genel kurula elektronik ortamda katılmaya ve oy vermeye ilişkin esas sözleşme hükmü örneği”ni aynen esas sözleşmelerine almaları gerekecektir. Anonim şirket, tüzükten aynen aktarılacak olan bu hükümde değişiklik yapamaz (YTTK md. 1527/f.5). Anılan Tüzükte, ayrıca “oyun gerçek sahibi veya temsilcisi tarafından kullanılmasını sağlayan kurallar” ile toplantıya katılması zorunlu olan Gümrük ve Ticaret Bakanlığı(9) temsilcisinin bu hususa ilişkin yetkileri yer alacaktır. Dolayısıyla, genel kurula elektronik ortam üzerinden de katılma hakkı veren anonim şirketlerin, söz konusu Tüzük hükümlerine harfiyen uymaları önem arz etmektedir.
Elektronik ortam üzerinden genel kurula katılma ve oy kullanma hususu kapalı anonim şirketler ile hisse senetleri borsaya kote olmamış halka açık anonim şirket açısından zorunlu olmayıp, şirketlerin ihtiyarına bırakılmıştır. Bununla birlikte, 1527. maddede öngörülen tüzüğün yürürlüğe girmesi ile birlikte, “genel kurullara elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sisteminin uygulanması, pay senetleri borsaya kote edilmiş şirketlerde zorunlu hâle gelecektir.” (YTTK md. 1527/f.5).
Yeri gelmişken, elektronik ortamı kullanmak isteyen ortakların, paysahip-lerinin ve yönetim kurulu üyelerinin, elektronik posta adreslerini şirkete bildirmek zorunda olduklarını hatırlatalım (YTTK md. 1528).
V- GENEL KURUL TOPLANTISINDA BAKANLIK TEMSİLCİSİ BULUNDURMA ZORUNLULUĞU
ETTK’nın 297. maddesinde “Kuruluş umumi heyetlerinin verdikleri kararların muteber olması için toplantılarda İktisat ve Ticaret Vekaletinden bir komiser bulunması ve komiserin zabıtların kanuna uygun bir şekilde tutulmasına nezaret ve zabıtları reyini kullanan pay sahipleriyle birlikte imza etmesi şarttır. Bu zabıtlara, verilen kararların mahiyet ve neticeleriyle muhalif kalanların muhalefet sebepleri yazılır.” denilmekte, 378. maddesinin ikinci fıkrasında ise “Kararların muteber olması için zabıtların 297. maddede gösterilen esaslar dairesinde tutulması şarttır. Toplantıda hazır bulunan pay sahipleri veya temsilcilerinin ad ve soyadlarını gösteren 376. maddedeki cetvel ile toplantıya davetin usulü dairesinde cereyan ettiğini ispat eden vesikalar zapta bağlanır.
Adı geçen vesikaların münderecatı zabıtta açıklandığı takdirde bunların ayrıca bağlanmasına lüzum yoktur. İdare meclisi bu zaptın noterce tasdikli bir suretini derhal ticaret sicili dairesine vermekle beraber bu zabıt münderecatından tescil ve ilana tabi hususları tescil ve ilan ettirmekle mükelleftir.” hükmü yer almakta idi.
Yani, ETTK, herhangi bir ayrıma gitmeksizin, bütün anonim şirketlerin genel kurul toplantılarında Bakanlık Temsilcisinin (bakanlık komiseri veya hükümet komiseri) bulunmasını şart koşmakta, bu şarta uyulmadan alınan genel kurul kararlarını geçersiz saymakta idi. Temsilcilerin niteliklerine ilişkin olarak da, ETTK’nın 274. maddesinin üçüncü fıkrasında, “Bu Kanun’un 297 ve 378. maddeleri uyarınca anonim şirketlerin genel kurul toplantılarına katılacak komiserlerin nitelikleri, genel kurul ile ilgili görev ve yetkileri Bakanlıkça bir yönetmelikle tespit edilir. Bakanlık komiserlerinin yol giderleri ve zaruri masrafları Bütçe Kanunu’nun (H) cetvelinin (B) bendi ile tespit edilen Devlet memurlarına ödenen en yüksek yurt içi günlük harcırah tutarının üç katını geçmemek üzere şirket tarafından karşılanır. Şirket tarafından ödenecek ücret ve yolluk miktarları ve bunların ödenme şekli yönetmelikte gösterilir.” hükmüne yer verilmekteydi.
YTTK’da da, ETTK’nın kabul ettiği bu dış denetim sistemi korunmuş, ancak uygulama alanı biraz daraltılmıştır. Şöyle ki, YTTK’nın 407. maddesinin Adalet Komisyonu’nca kabul edilen metninde “Genel kurul toplantılarında Sanayi ve Ticaret Bakanlığı(10)’nın temsilcisi veya anılan Bakanlığın yetkilendireceği Bakanlık temsilcisi bulunur. Temsilcilerin kimler olacağı, görevlendirilmelerine ilişkin usul ve esaslar, bunların nitelik, görev ve yetkileri ile ücret tarifeleri Sanayi ve Ticaret Bakanlığı’nca çıkarılacak bir yönetmelikle düzenlenir. Bakanlık temsilcisinin toplantıya katılma giderleri ve ücretleri ilgili şirket tarafından karşılanır.” denilmekteydi. Bir başka deyişle, TTK Tasarısı’nda, ETTK’daki sistem benimsenmiş ve ayrım yapılmaksızın bütün anonim şirketlerin genel kurullarında Bakanlık Temsilcisi’nin bulunması ilkesi öngörülmüş idi.
Buna karşılık, TTK Tasarısı’nın kabul edildiği TBMM’nin 23. Dönem 5. Yasama Yılı 51. Birleşim’inde (13 Ocak 2011), Adalet Komisyonunca Kabul Edilen 407. maddenin ikinci fıkrasının değiştirilmesi yönünde önerge verilmiş ve anılan fıkra verilen önerge doğrultusunda “333. madde gereğince belirlenen şirketlerin genel kurul toplantılarında Sanayi ve Ticaret Bakanlığının temsilcisi de yer alır. Diğer şirketlerde, hangi durumlarda Bakanlık temsilcisinin genel kurulda bulunacağı ve genel kurul toplantıları için temsilcilerin görevlendirilmelerine ilişkin usul ve esaslar ile bunların nitelik, görev ve yetkileri ayrıca ücret tarifeleri Sanayi ve Ticaret Bakanlığı’nca çıkarılacak bir yönetmelikle düzenlenir.
Bakanlık temsilcisinin toplantıya katılma giderleri ve ücretleri ilgili şirket tarafından karşılanır.” şeklinde kabul edilmiştir. Anılan değişikliğin gerekçesinde ise “Bilindiği üzere, 6762 sayılı Türk Ticaret Kanunu gereğince anonim şirketlerin genel kurullarında Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunluluğu vardı. Tasarıda da aynı zorunluluk öngörülmektedir.
Özellikle aile şirketi şeklindeki anonim şirketler ile bir kişi ile kurulacak anonim şirketlerde Bakanlık temsilcisinin zorunlu olarak bulundurulmasında kamu yararı görülmediği gibi tasarıda yapılacak bu düzenleme ile bu tür şirketler için kolaylık getirilmekte ve ortaya çıkacak maliyetler ile zaman kayıplarının önüne geçilmesi sağlanmış olacaktır. ” denilmiştir(11).
Dolayısıyla, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’nca(12) yayımlanacak tebliğle, faaliyet alanları belirlenip, ilân edilecek anonim şirketlerin genel kurul toplantılarında mutlak surette Gümrük ve Ticaret Bakanlığı temsilcisi bulunacaktır. Ancak, genel kurulda Bakanlık temsilcisi bulunduracak şirketler bu sayılanlarla sınırlı değildir. Çünkü, YTTK, anılan Bakanlığa, temsilcilerin görevlendirilmelerine ilişkin usul ve esaslar ile bunların nitelik, görev ve yetkilerine dair çıkaracağı yönetmelikte, başkaca anonim şirketlerin genel kurul toplantılarında da Bakanlık temsilcisi bulundurulmasını düzenleme yetkisi vermektedir. YTTK’nın 407. maddesinin ikinci fıkrasında yapılan değişikliğe ilişkin gerekçe göz önünde bulundurulduğunda, tek ortaklı anonim şirketler ile aile şirketi hüviyetindeki anonim şirketlerin genel kurul toplantılarında Bakanlık temsilcisi bulundurma zorunluluğunun aranmayacağı kanısındayız.
Diğer yandan, ETTK döneminde olduğu üzere, YTTK döneminde de Bakanlık temsilcisinin toplantıya katılma giderleri ve ücretleri ilgili şirket tarafından karşılanacaktır (YTTK md. 407/f.3).
VI- ÖZET VE SONUÇ
6102 sayılı yeni Türk Ticaret Kanunu’na göre, azlık tarafından talep edilmesi halinde, finansal tabloların müzakeresi ve buna bağlı konular, toplantı başkanının kararıyla bir ay sonraya bırakılacaktır. Bu konuda, genel kurulun herhangi bir karar almasına gerek yoktur. Genel kurul gündeminde yer alan sair konulara ilişkin müzakerelerin ertelenmesi ise mümkün değildir. Genel kurul toplantısını takiben, toplantı tutanağı, hemen şirketin internet sitesine konulacaktır. Ayrıca, Yönetim Kurulu, tutanağın noterce onaylanmış bir suretini derhal ticaret sicili memurluğuna verecek ve tutanakta yer alan tescil ve ilâna tâbi hususları tescil ve ilân ettirecektir. Tutanağın geçerlilik kazanabilmesi için, toplantı başkanlığı ve Bakanlık temsilcisi tarafından imzalanması zorunludur; aksi takdirde geçersiz olur.
YTTK, anonim şirket paysahiplerine, elektronik ortam üzerinden genel kurula katılma ve oy kullanma imkanı da tanımaktadır. Ancak, bu imkandan faydalanabilmek isteyen anonim şirketlerin, Kanun’un 1527. maddesinin beşinci fıkrası gereği düzenlenecek olan Tüzükteki genel kurula elektronik ortamda katılmaya ve oy vermeye ilişkin esas sözleşme hükmü örneğini aynen esas sözleşmelerine almaları gerekecektir. ETTK’da olduğu üzere, YTTK’da da anonim şirket genel kurul toplantılarında Bakanlık Temsilcisi bulundurma zorunluluğu getirilmiş, ancak uygulama alanı daraltılmıştır. Şöyle ki; Bakanlıkça yayımlanacak tebliğle, faaliyet alanları belirlenip, ilân edilecek anonim şirketlerin genel kurul toplantılarında mutlak surette Bakanlık temsilcisi bulunacaktır.
YTTK, ayrıca, anılan Bakanlığa, temsilcilerin görevlendirilmelerine ilişkin usul ve esaslar ile bunların nitelik, görev ve yetkilerine dair çıkaracağı yönetmelikte, başkaca anonim şirketlerin genel kurul toplantılarında da Bakanlık temsilcisi bulundurulmasını düzenleme yetkisi vermektedir. ETTK döneminde olduğu üzere, YTTK döneminde de Bakanlık temsilcisinin toplantıya katılma giderleri ve ücretleri ilgili şirket tarafından karşılanacaktır.
Yazar:Soner ALTAŞ*
Yaklaşım / Mart 2012 / Sayı: 231
kaynak http://www.yaklasim.com/mevzuat/dergi/makaleler/20120321215.htm
